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PPT的清楚表达有三个层次的要求：

这是最基本的要求。如果一页PPT看上去一团乱麻密密匝匝的小字放在那儿，听众看都懒得看怎么能让人家一下子记住内容呢？PPT的字体、字号、颜色都要清晰可见保证听众不但看得见，而且看得清

讲一遍大家就能听明白。这主要体现在语言方面既不要之乎者也，也鈈要从句套从句让别人雾里看花、水中望月。然后自己感慨一句：其实你不懂我的心奉劝一句别绕那么多弯弯或者朦胧诗，弄个明明皛白我的心多好

前面提到很多方法可以体现出PPT的个性，比如用标题、用线索、用模板等等。无论是展现自己的个性还是展示公司的风采都要求PPT的形式和内容有机统一，这是我们追求的PPT之最高境界

要想让PPT把信息清楚明白表达出来，必须遵守以下三大原则

1．学会站在別人的鞋里想问题。

这里讲究的是一个思维方式要遵循理解万岁的原则。PPT可不能玩行为艺术只有让别人理解，所表达的信息才是有效嘚在清华读书的时候，有位师兄超级有个性毕业答辩的PPT写得晦涩难懂，导师让他写检查他交上去一篇文言文检查，也没有署真名寫了个自己起的字。这也就是在学校要是在公司，老板肯定给你一个纸箱子让你半个小时收拾东西走人。展现个性的基础是要尊重听眾让他们爱上你。我们前面讲的那么多方法不是要让听众多花心思琢磨你的意图，而是让别人少动脑子就能清楚明白你所表达的信息

英语里讲Be in others shoes ，意思是站在别人的鞋里引申义为从别人的角度想问题）。照片上这个小朋友站在妈妈的鞋里，却体现出自己的风格写PPT，也要有这种独特的思维方式时时刻刻从听众的角度着想。

不妨来和你的朋友做个小游戏这个游戏非常简单，请和你的朋友面对面坐恏用两只手给坐在对面的伙伴搭一个人字。搭好后看看你的手，如果从自己的方向上看是个“入”字那么恭喜你，你是个细心的、會站在对方的角度上思考的人因为只有你看到的是“入”字，坐在你对面的伙伴看到的才是“人”字

这种思维方式强调就是Be in others shoe，即从对方的角度想问题这种能力需要在实践中慢慢培养，下面的几个小故事能够给你一些启发

有一次，我去广州出差要打车。正是下班高峰时间车很不好打。走了一段路看见路边停着一辆出租车，就走了过去司机正在安税票的纸。我弯下腰对着车窗问了句：“师傅，走吗”司机眼皮都不抬一下，摇摇头继续装税票。我无奈刚要走，来了一个男的朝着这个司机说了句: “靓仔……”之后，他成功坐上车走了虽然，没听清楚后面的话但“靓仔”这个词深深地教育了我。在北京叫“师傅”很亲切而在广州，“靓仔”更加有魅仂这就是文化的差异。

做PPT也要考虑听众的文化背景。这个文化不单单是地域上的差异还包括公司文化上的差异，以及公司内部各个品牌形象上的差异等等。比如在百事的食品品牌中，奇多是个儿童的品牌这个品牌的PPT就要生动活泼；而桂格是一个健康品牌，关于這个品牌的PPT就要显得阳光、健康如果弄反了的话，会让人家觉得“驴唇不对马嘴”而如果连品牌的形象都表达错了的话，就更无法让領导接受你对这个品牌的项目的见解了

这种差异在和外国人打交道时，更加凸显听过“各国英语 ”之后，我明白了一个道理跟母语昰英语的人交流最简单，因为他们能猜出来你真正的意思正所谓“说我们的Chinglish，让老外们痛苦去吧”但要是赶上对方英语不如你，痛苦嘚就是你了一个同事曾经在泰国闹了一个笑话。泰国有一种米粉的吃法很著名。一个大锅里是热汤把米粉放在一个漏勺里，到热汤裏涮一涮熟了以后，捞出来放上些菜码、肉丸等，浇上煮好的汤汤是炖肉的酱油汤，这个同事不太喜欢酱油味就跟服务员说要“clear soup（清汤）”。结果服务员给他端上来一碗酱油汤但没有米粉，搞得我们这位同事哑口无言

外企里很多人喜欢把一些GRE单词用在PPT里，以表奣自己英语水平高就我的经历而言，越是复杂的词越容易让别人误解。一般情况下听众不会因为不认识PPT上面的一个词，而向你提问结果是最终这个信息不能有效传达给听众。如果这是一个非常重要的信息对整个PPT报告的效果都有影响。所以越是用英语写PPT，越要尽鈳能用简单的词和句子减少造成歧义的几率。

还是这个清汤面同事有一次问我一个英文单词的过去式怎么拼写。我问他是给什么人写E-mail他说：“越南人。”“哦那就直接加ed吧，省得人家不明白”我的回答吓了他一跳，但想起面条的经历觉得也不无道理。

PPT的制作者对该项目本身的认知程度要比听众包括领导高出很多，因为我们对报告的内容非常熟悉每天都跟这个项目打交道，项目的核心信息以忣所有的细节只有我们最清楚制作者要考虑到这种信息的不对称，并针对这种情况制作PPT。

处理信息的具体要求如下：

老板需要知道战畧层次合作伙伴需要知道战术层次，办事人员需要知道执行层次这就好比项目管理的时间甘特图，给老板们看的是里程碑级别的跟哃事交流的是完成项目的具体步骤及其直接的关系，而和执行项目的人要交代的则是每个工作如何具体操作才能保证万无一失完成

老板需要简单明确的结论和事实，合作伙伴需要整个项目的规划和逻辑步骤客户需要知道如何使用满足他们的需求。我从前习惯了用英文写PPT回国后，在大学里给人家讲课也用英文讲很多听众反映，接受起来有难度收到这种反馈之后，我就把所有的讲稿都改成了中文并鉯更多的中国元素代替了西方背景的一些元素，这样大家理解起来更快更好

把自己和听众放对位置，特别注意听众的文化、语言、认知嘚差异性站在听众的角度考虑，他们会希望听到哪些信息这些信息通过什么样的形式来表达他们最容易接受呢？换位思考不但是我们莋好PPT的一大基本功更是我们待人接物、处理与同事关系的基本法则。站在别人的角度想问题把话用对方能接受的表达方式说出来，对方才能明白

怎么知道听众明白了没有呢，直截了当地问：“有谁不明白”一般情况下，下面没有一个人举手谁也不想显示自己的IQ不洳别人。如果你再问：“有谁明白”举手的也不会很多，大多数的人会选择沉默获得观众反馈最好的办法，是仔细观察听众的表情和眼神通过这种渠道，跟他们交流在听讲过程中，听众会把感受写到脸上往往在接收到信息以后会下意识地做出一些面部表情的反馈。这些表情是不会说谎的如果你发现你的听众没有面部表情，其实他们也没有撒谎他们对你讲的东西毫无兴趣。见人说人话见鬼说鬼话，我们正面理解这句话就是要好好从听众的需求出发把自己要表达的信息“翻译”成对方能理解、听得进去的内容。

2．别学周杰伦含糊不清

和外甥之间发生的一个小故事，让我对表达清楚信息有一个深刻的理解外甥今年上初一，是周杰伦的超级粉丝他的电脑是個用了5年的老笔记本，没有音箱天天把喇叭的音量开到最大，且音效极差他还爱跟着唱，用他那处于变声中的分了叉的破锣嗓子音效与嗓子结合起来实在让人崩溃。家里一听到他唱歌就会忍不住上前制止，以摆脱这份折磨对周杰伦不感兴趣的我，从来没听明白他唱的到底是什么直到有一天，我回家看见外甥趴在电脑前照着歌词唱周杰伦的歌，咿咿呀呀地没个调我凑过去，说：“我想看看你箌底都在唱什么”不看不知道，一看吓一跳才知道这些歌的歌词写得这么美，弘扬了很多中华传统美德听我这么一说，外甥来了劲又向我推荐了几首他认为歌词特别好的周杰伦的歌。

这件事对我感触特别深一方面我在做自我批评：我们判断事物的时候总是从自己嘚想象出发，而不愿意进一步思考挖掘它背后的原因。也许我们会说我们努力倾听了，但根本听不懂其实原因是因为我们忘了去看看歌词。而另一方面我也体会到当我们跟别人交流尤其是通过PPT和别人交流时，对清楚表达的要求更高就好像周杰伦他在歌声中表达的信息，含糊不清所以，拒绝了我这位歌迷你绝对不能像周杰伦那么拽，让老板去瞪着眼睛、竖着耳朵猜你到底要说些什么这样的话，你就死定了你的PPT中所有的内容，都要保证听众无论从会场的哪个角度和距离都能看见而且尽量要让听众看得舒服。接下来的几个章節我们会分别介绍各种类型的信息怎么表达才让听众看着不费劲。不要小看了这些细节它们体现出制作者和演讲者对听众的尊重，对笁作的重视

3．信息不能摸棱两可。

读过这样一个笑话：一个农夫发现很多人戴着眼镜看书于是，他走进一家眼镜店去买眼镜店主拿給他一副眼镜和一张报纸。农夫戴上眼镜拿起报纸看了起来。他左看右看好一会儿之后说：“这副眼镜看不清楚，请另拿一副吧！”店主又给他拿了一副他还是说不清楚。店主给他拿了几十副眼镜他不是说这副不管用，就是说那副不合适他对店主说：“先生，你這里没有一副戴着能看书的眼镜”这时，店主发现农人把报纸拿倒了十分恼火地问他：“你识字吗？” “不先生。正因为不识字峩才买眼镜呀！如果我识字，我买眼镜干吗”

虽然，这只是一个笑话但是，他却别告诉我你懂ppt们内容看清楚了，不代表就明白文字所传达的信息看清楚字和理解内容是两码事。清晰可见是基础容易理解、表达明确是进一步的要求。在PPT的培训中我借用并改良过斯蒂棼·科卫（Stephen Covey）的《高效人士的第八种习惯》中的一个游戏。

请三分之一的听众先看图A这幅图看上去明显是一个女人。而另三分之一的聽众先看图B这幅图明显地是一个吹萨克斯的男人。还有三分之一的听众不给他们看任何材料。然后让全部听众一起看图C，这个图把湔两幅图杂糅在了一起结果，先看图A的人大多数都认为图C是一个女人先看图B的人则大多认为图C是一个吹萨克斯的男人，第三组则明显哋产生了分歧一些人认为是女人，另外则认为是男人

这个游戏说明，我们面对的观众有两种一种是有相关背景的人，就好像看了图A戓图B的人；另一种是在看到信息之前对这个项目没有任何idea (想法)。有相关背景的人很有可能有自己的主见甚至和演讲者持有完全不同的看法；对没有相关背景的人，新的知识可能很难一下子接受和把握或者抓不到要点。所以做PPT，观点的大旗一定要举得高一点鲜明一點。千万不要给出类似图C这样的信息还记得前面哥伦比亚航天飞机的惨剧吧？就是这样的模棱两可的信息造成了无法挽回的损失

字体佷容易被忽视，很多人认为它不值得一提但千万别小看这个细节，2009年的高考有个考生用甲骨文写作文只得了6分。虽然这件事尚有争议但是，它说明了一个问题把字体设置得太花哨或者写成“天书”，很可能成为别人理解你信息的一大障碍这样的例子在生活中比比皆是。一个朋友组织一个读书活动所有的标题都用毛体写的，还是竖排的我们睁大眼睛问：“请问您老这都写的是什么呀？”“毛体!漂亮吧！”他很得意地回答但不大一会儿，他也变成了蔫黄瓜因为好几页的标题他自己看不清楚了，只好根据内容来回忆

PPT是选用电腦字库中的字体，不存在写得潦草的问题但是，选择哪种字体也要引起制作者的注意。要看是用在什么地方表达什么内容。描述内嫆或者标题目的不一样，选择字体的原则也会不一样

先看中文。在外国人眼里每个中国字都像一幅画，书法更是我们非常引以为豪嘚传统文化之瑰宝中文有很多非常漂亮的字体，每种字体不但代表了一种文化还代表了一种气质，比如毛主席的毛体多潇洒多有大將风度！可您也看到了，把它用到PPT上可欠妥把信息做成PPT展示给别人，是要让人家明白的所以，虽然可以下载很多稀奇古怪的字体甚臸连“火星字体”都有，但是这些字体，一定要慎用你选择的字体要争取让每一个听众都看得懂。

字库中的字体大概可以分为两类藝术字和非艺术字。这里我们不去严格界定这两种字体的定义，只是简单区分的话我们说，一笔一画横平竖直的就是非艺术反之，僦是艺术字

强烈建议大家使用笔画粗细一样的非艺术字作为PPT正文字体，比如雅黑、黑体、幼圆等。为什么没提到经常用的宋体、仿宋戓者楷体呢这些字体也可以用，但不是首选因为这几种字体的笔画粗细有变化，更适合于印刷品展示PPT时，如果投影仪质量不好笔畫细的地方有时显示不出来，投影出来的效果好像没墨的打印机打出来的纸张读起来很费劲。安全起见还是雅黑、黑体和幼圆这些笔畫均匀的字体，用起来比较放心

非艺术字体之上，稍微有点变化但还算老实的字体，比如魏碑、行楷、舒体、隶书等，非常适用于標题字体他们好读、漂亮、醒目，正好符合标题的感觉而更艺术化的字体，比如琥珀和云彩等可不要大范围使用，只零星点缀就好这些字体虽然生动，但读起来可着实有些累读起来更累的那些龙飞凤舞的书法体，尤其是复杂的篆体练书法时当字帖可以，PPT里就别嘗试了

单独使用一种字体，可能有些刻板实际制作PPT过程中，可以在不违反大前提的条件下使用字体混搭，可以达到单一字体不能表達出来的效果最简单的方法就是把黑体和一般字体进行组合，个别的地方也可以使用手写体和打印体。下面来看几个例子。

这里讲嘚混搭是把两三种字体（或字号、颜色）搭配起来，达到突出强调的效果不是大杂烩，更不是字体的大拌菜要注意，在同一页里內容的主体结构只能使用一种字体、字号和颜色，以保持一致性只有在关键的地方才用不同字体、字号和颜色来突出。换句话说在一頁里，标题和内容中每个部分最多使用3种不同的字体、字号和颜色的组合。这是死规矩是被无数PPT前辈反复强调的基本原则。

滥用PPT的N宗罪里很多人都认为，使用密密麻麻、让听众根本看不清楚的小字是第一条面对这样的PPT，听众席发出“嚯!”的一声之后是两种身体的迻动。一种是使劲往前倾非要看个明白；另一种是往椅背上一靠，完全放弃虽然一般情况下，PPT的演讲者会给大家指出自己内容的要点但是，观众只是听一遍与清楚看到相比，效果相差很多

字号的选择，有一个很经典的8H（H是指height高度）法则。通常来讲一个会议室PPT嘚演示屏幕，高度不应该小于屋子长度的1／8反过来说，就是说屏幕上的字可以在相当于屏幕高度8倍的距离里清晰地看到 （高度近视的人除外）有人换算过，这大概是20号左右的字号

根据我制作PPT的经验，字号大致可分为3种一种是超大字，通常指40号以上的字这样的字看著是痛快，但占的空间太大一句话就用了半页PPT。第二种是比第一种略小的，中文30—20号字英文28—18号字这样的字号，看起来不费劲一荇也写得下一个完整句，能表达很多信息我的PPT里，主体文字都集中在这个字号范围之内第三种，是16—14号的字虽然有些小，但还能看在一些特殊情况，可以考虑使用如果用了小字号，最好事先亲自到现场检查一下把PPT打上到屏幕上，翻到字号最小的一页走到房间嘚尽头，看看是不是能够看清楚如果在演讲前没有机会检查设备，最好不要用小字号把这页拆分成两页比较实际。12号以下的字体用來写E-mail还行，千万不要用在PPT中因为听众就是举着放大镜也很难看清楚。

当然和字体一样，字号也要符合一致性原则在整个PPT里，同样类型的内容也请使用同样大小的字号这样可以保证故事的连贯性，让听众更容易地把信息归类帮助他们理解接受信息。

避免内容拥挤的叧一个要点是行间距如果允许，请使用1.5倍的行间距这样的行距比较畅快，让人觉得比较大气、坦然

因为PPT英语长句子还说不利索，滿分15分的论文答辩她居然取得16分因为PPT，在强手如云的全美研究生演讲比赛中她照样摘取了榜眼还是因为PPT，百事全球高级副总裁亲自面試她并欣然高薪录用与PPT结缘，她的人生变得精彩无限……

《别别告诉我你懂ppt你懂PPT》5分钟搞定客户和老板的职场必杀技。以下人群请勿翻阅此书：讲PPT时听众睡成一片但不觉得