会务服务人员工作职责一、岗位说明。各项会议的服务保障工作、领导办公室的日常卫生清洁、领导休息室及值班室的日常卫生清洁及前台接待。二、岗位职责。1、各项会议的服务保障工作。要求：按标准为制造中心各级别会议提供相应的会务服务，保障会议及相关事宜的平稳进行。流程：确认会议需求——会前准备——会中服务——会后清理——会议统计 主要工作内容：会议确认（时间、会议室、参会人员及其他会议需求等）、会场布置（协调会议设备准备及调试、茶水准备、座签摆放等）、会场入口迎宾、会中服务（引领领导入座、倒茶水、续水、烟灰缸等杂物清理、门外留守、应对会中突发状况）、散会后会场检查、垃圾清理、协调多媒体操作员及时关闭会场多媒体设备并归整、会议室清洁等。2、领导办公室的日常卫生清洁保障。要求：每日对领导办公室进行高标准清洁。主要工作内容：领导办公室卫生清洁、物品检查、茶水准备、花卉维护及每周一次深度清洁等。3、领导休息室及值班室的日常卫生清洁。要求：每日对领导休息室及办公室进行高标准清洁。主要工作内容：领导休息室及值班室日常卫生清洁、物品检查、定期床品更换送洗、花卉维护等、4、前台接待要求：按中心要求提供前台接待品质服务。主要工作内容：前台值班、来访登记、问询、重要贵宾引导等服务。三、领班职责。会议流程确认检查、共同参与各项工作并作出表率，合理安排、调配人员，保障各项工作正常进行、定期同小组成员交流谈心，稳定成员心理状态，保障各项工作正常进行，完成各项考核工作；每三个月对小组成员进行专项服务培训，提高会务服务人员整体素质，增强服务品质。会务专员工作职责：1、了解掌握会务信息，开展会务服务工作，包括预算、统筹、现场执行等。2、与客户洽谈业务事宜，做好会议，活动现场执行，管理工作。3、联系，维护公司客户，及时根据客户要求制订相关方案。物业服务人员职责1、统筹管理各商场的强弱电系统、给排水系统、暖通系统、建筑装潢等工程类设施设备，确保正常、安全运行。2、全面负责指导、监督各商场物业公司的工程日常工作，协助完善专业设备的运行、保养和维修计划并监督其实施情况。3、全面负责商场安全生产工作，包括二次装修、在建工程、日常运营中的全方位安全。4、协助部门负责人编制各项目切实可行的更新改造及中大修计划，编制月度、工程实施、付款计划，跟进执行。5、熟悉项目建筑、机电系统设计、施工方案，从商业管理角度审视设计、施工方案的合理性。6、参与项目竣工验收工作，协同物业公司工程师收集、整理、汇总项目工程基础资料。7、对租户提交的二次装修效果图，施工图给予专业的审核意见。8、代表项目处理内外各类公共关系及保持良好树立良好企业形象。9、领导交办的其他工作。物业服务人员职责21.负责对购物中心物业工程、消防、安保、监控、清洁等管理;2.指导下属对各类公用设施设备的日常运行、维护保养及故障处理;3.负责组织消防器材、设施设备的维护保养工作;4.负责监督和指导装修工程;5.负责组织对有关分包方进行评价与管理。物业服务人员职责31、负责贯彻和执行国家相关政策法规;2、负责公司质量管理体系的有效运行和维护，落实纠正预防和持续改进措施;3、负责指导各项目建立质量管理规程(流程、职责、绩效指标、操作规程等)，并监督执行;4、负责组织质量管理体系及质量控制方面的培训，行使管理者代表的职责，定期组织各项目进行管理评审，并向总经理汇总评审报告;5、负责各项目现场品质管理问题检查、取证、指导，并协助重大客户投诉的处理;6、完成领导安排的其他工作任务。物业服务人员职责41、领导全体项目服务部员工完成公司下达的责任目标;2、对项目的收支情况负责，业主满意率在___%以上;3、负责项目不合格服务的处理及纠正、预防措施和跟踪;4、按要求收集业主相关需求信息，并拿出组织实施方案;5、对项目员工进行考核，并据实进行奖罚。物业服务人员职责5___组织并推动集团各业务条线按照既定方针目标进行运营管理和实施___对计划性工作节点进行管控，按期进行、季度、月度运营指标达成情况排名，并进行运营分析和运营风险管控3.与地产城市公司建立工作对接关系，物业管理前期介入、项目物业管理招投标配合跟进、物业服务费测算、项目经营利润分析，地产营销各类工作对接;4.核查物业管理相关供方的履约能力、期限内合同履行情况的评判，针对存在履约风险的供方进行监督和风险管控。5.建立运营管理相关制度，对各城市公司、各个基本经营单元的运营流程、制度进行培训宣贯___对各地项目、售楼处的业务运行状态进行资源协调、工作推进和业务指导。各地分子公司注册、开办等相关事宜协调跟进物业服务人员职责61、负责管理项目前期信息收集、整理，关注有关招标投标政策的变化，及时完善招投标流程;2、负责管理项目投标文件的编写、制作、汇总，以及投标项目的有效执行;3、对项目标书、合同技术规格的审核与确认;4、具备优秀的市场拓展能力与丰富的开发经验，能建立与完善招投标文件;5、协调重点项目的执行，能处理各项处外联事宜，提升项目品牌知名度;6、熟悉物业管理操作流程且掌握有关物业管理的法律、法规、能够制定物业管理计划并协调实施;7、部门内人员的工作安排与筹划。物业服务人员职责71.负责商业地产及小区物业管理2.制定相关制度、流程、标准、表单等文件的制订及质量管理体系的策划、建立和完善项目的持续工作;3.有高度的项目整体品质观念，前期介入、接管验收、质量保修、物业服务方案和物业管理重大问题的决策，处理及物业管理的日常工作;4.负责与政府相关部门、社区居委会、业主委员会、大客户(业主)保持沟通，确保与其有良好的公共关系，并与项目公共设施单位合作顺畅;5.负责物业管理各项预算的编制并组织执行和落实管理辖区各项费用的收缴工作;6.负责商业地产、小区业主入住装修管理工作，能充分、及时解决客户反馈问题，确保客户满意度;7.对项目上提出意见和建议，并予以实施;8.接收客户投诉及意见，对各类投诉及时向客户解释及反馈，收集业主的意见，不断提高管理水平和服务质量;9.突发事件与紧急情况的处理与指挥，对物业服务中心发生的各类安全事故和隐患要认真核实、区分责任，提出处理建议;10.完成上级交给的其他任务;各岗位工作职责签到组工作职责：工作重点：记录客户资料，办理客户正常入场手续，会后送宾。签到流程：收费论坛标准，若论坛免费，则直接省略此流程：（1）已购票客户：问好—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场（2）未购票顾客：问好—指引客户到财务人员处购票—指引客户就坐—引导客户填写参会确认函—发座位牌、姓氏牌—（发资料）—引导进场
标准用语：（1）“晚上好（或下午好），这边请签到，请用正楷填写您的姓名及联系方式。。”（微笑甜美、动作大方，手指着签到表，按上面的内容指引客户填写）。（2）“给张先生安排×个席位”（由指引客户填写资料的人员告之写牌、发牌的人员。此环节需根据客户来参会人数灵活组织语言、巧妙问到一共参会客户贵姓及职位，方便写姓氏牌）（3）“×先生，请拿好您的坐位牌，对号入座，祝您学习愉快！” 客户签完到，但还没有进场时，由场外总监指引客户先做休息。话术：“×先生，您好！请先到这边稍作休息，我们在×点统一进场”。请（笑容甜美，指引客户到休息的地方）。5.客户在签到过程中，如客户有抗拒，签到人员可作简单处理，如不能解除，及时告知场外总监，由场外总监处理。.注意事项：（1）微笑问候礼节；动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。（2）引导客户填写资料时，每一项都须填写，客户在填写邀约人时不能提醒，在客户实在记不起时，可以提醒客户查询一下电话记录或短信记录，这时就请客户填写邀约人的电话，最后交给场外总监，由其确定。如客户留下的电话都不能确定或在这一栏什么都没填写时由场外总监处理（询问式）。如再不能确认，此客户视为孤儿单，中场和会后会由场外总监安排人员。迎宾组工作职责：工作重点：展示公司形象，笑容甜美，给参会顾客以亲切感，指引客户乘电梯到达会场。会后会送宾。标准用语：1，楼下：“晚上好（或下午好），请问是参加世元投资论坛的吗？8楼有请”（手指引向电梯，给客户按好电梯）2，楼上：晚上好，请问是参加世元学习的吗？这边请。（手指向签到台）迎宾组组长及时与场外总监沟通，告知客户到达情况。注意事项：微笑、问候、礼节，动作整齐规范，可根据不同的节目更换问候语。场内总监职责：首先对场内所有岗位工作细节必须全部熟悉。待集合完毕后，组织场内所有助教再次强调工作注意事项。组织场内助教对场内进行布置（易拉宝、主题横幅、副横幅、桌椅、座位排、纸、笔、水杯、茶水、投影仪幕、讲台、讲师电脑座位的准备及摆放）。确定场内温度（在过程中根据实际情况再调节）。对DJ工作一定要反复检查，确保不出任何问题并严格控制场内温度灯光。与总指挥一同熟悉讲师课件，确认中场沟通，气势展示，会后会沟通的进行时间。待场内布置完毕后，组织助教进行演练，统一话术，纠正各岗位细节动作。客户进场后对场内进行监控，对场内突发事件进行处理，处理不了的及时通知总指挥。把握讲师上场，中场沟通，势气展示，会后会沟通时间、及时与场外、后勤进行沟通，提前做好准备，确定进门时间后打开门组织进场。在放碟过程中及时与DJ沟通，确定音量。会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。在研讨会过程中，观察客户听课感受，记录反应较好客户的座位号，告知场外，让场外与投资顾问联系并告知情况，方便其会后会沟通。在研讨会过程中如有客户离场，及时通知场外、后勤并告知座位号码，要求补位。会后会沟通开始后，组织伙伴进行补位。观察所有场内助教工作情况，推选出场内优秀助教，不能由私心。总结时，对当天场内整个工作进行总结。讲师接待流程：讲师接待工作以照顾好讲师食宿，保证讲师良好状态，同时对营销活动的细节沟通增加现场成交率为目的，以合理使用费用为原则，根据接洽时所了解到的接待需求与具体的情况进行妥善安排，如：(一)提前预订好酒店：舒适、方便，能上网，水果适当安排。(二)安排课前餐：时间尽量充裕，地点提前预订，菜式主要以讲师口味为准。(三)预留讲师课前小休、状态调整、补充水分、妆扮等时间。(四)必须安排讲师休息室。(五)尽量安排助教休息区，以便讲师与内部工作沟通。（六）讲师特助与主持人需提前与讲师沟通课程内容及需要配合事项（七）公司营销负责人应提前与讲师协商营销方案及现场配送活动的细节，一切为了成交而准备。主持人注意事项(一)主持稿1、稿子需经公司和讲师审核通过，主持人不可随意自行更改或添加；2、主持人必须提前熟练台词，同时反复演练主持流程。(二)开场基本流程1、上台站稳、问好；2、自我介绍（简单）；3、代表主办单位表示欢迎；4、暖场（互动、调动气氛、设计一些问话）；5、纪律说明——主持人需看着所有现场客户掏出手机调至震动；6、介绍主办单位；7、讲师的塑造；8、请出讲师；9、退场：讲师上台时上前握手（右手），双手递麦（手势下文说明），倒退1至3步（视舞台大小而定）后从最近一侧的通道（绝不允许从中间）退场。1、主持人强调课程进行中不添茶水，中场统一安排——助教需提前跟酒店服务员确认，现场最好能放矿泉水；2、上半场结束前三分钟，主持人需在台下等候讲师；3、主持人需重视妆扮——白天淡妆，晚上可稍浓，服饰需大方、职业、有别于其他助教；4、女主持在讲台上需特别注意站姿，如：丁字步；5、主持人给讲师递麦的手势(1)一只手握着尾端，一只手托着麦头；(2)与水平线成30度角，握低托高；(3)握的一边靠学员，托的一边靠舞台里侧，主持人需提前确认讲师从哪个方向上讲台，以调整握麦与托麦的手势；(4)递麦时，不作双手平托，不允许主持人双手抓麦的中间位置。DJ(一)硬件保障1、保障音响无障碍，电池电量足；2、需安排监听音箱（或者有音箱面向讲台，老师试麦时检查）；3、所有与研讨会相关的电源插头必须用胶带固定；4、确保至少2支麦，当面换上新电池——讲师麦需选用音质最佳的专用麦；5、提前将音响效果调制最佳状态，避免因为操作出现的故障；(1)DJ课前要反复演练播放所有会务音乐；(2)音量大小都要一步到位，不能拖泥带水，需用标签纸进行定位；(3)音量大但不刺耳、不吓人。(二)曲目与音量的配合1、主持人上场音乐需大声，讲师上场音乐不能太大声2、激情派的讲师可配激情音乐，斯文派讲师可配舒缓音乐；3、若讲师需要播放视频需注意如果老师视频间要说话就将视频声音调小反之则可大声5、终场促成时的音乐大小需适宜，以减弱邻桌客户沟通的干扰为标准，需提前做好标记。灯光师1、必须熟练操作每个开关（提前测试），确保什么开关是什么电源，严格杜绝关灯时将电脑、投影机、音响的电源。2、开关灯时必须一步到位。守门组1、严格把门，不许非签到客户、外人出入；2、进场时向客户问好及作课程提示（如：“您好！请佩戴好您的学院牌，对号入座”）；3、从第一个客户进场开始，严禁助教等内部人员随意出入。站位：1、人员要求：(1)两组，每组男女各一名助教，上下半场各由一组负责(2)形象好、状态好、积极响应课程气氛2、位置：会场中间两侧各站一名；3、职责：跑麦、临时客服、纪律监督（如“制止场内打电话”）讲师护送：(一)人员要求在与讲师确认的前提下，可安排两名男助教，健康活力，着工装，大方护送。(二)上场护送1、随讲师前后方，激情鼓掌，大方但不夸张2、护送人员护送过程需以讲师为重点，不看两边，不能有小动作；3、护送人员不许跟着讲师上讲台，护送到讲台前后，从最近一侧的通道退离；4、退场时，护送人员在台下等候讲师，随其身后一起退离。讲师茶水1、以讲师需求为主，如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式纸巾等，两套（休息室、讲台各一套）；2、水杯用贴纸标明饮品，以便讲师饮用。(二)送茶水1、讲师上台后1分钟内，茶水送上；2、中场休息时退掉讲台茶水，下半场开始是按开场 一样送茶水；3、课程进行中不用换茶水；4、休息室的茶水随时保障，同时配合好讲师的水温需求。会务总结：（一）课程结束后，由会务总指挥、营销总监以上高管负责主持总结工作——如受时间或场地限制，需在可安排的情况下第一时间总结。(二)内容1、过单：过滤分析到场的每位客户——重点分析准客户与意向客户，无意向客户略过；2、总结会务：表彰好人好事，提出可以提升的空间。(三)短信跟踪，内容参考如下：1、时限：总结会议结束半小时内，务必进行短信跟踪服务；2、对象：现场开户、有意向开户的客户——现场开户的客户由当地客服发，有意向的客户由学习顾问亲自发；会务工作教学目的通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。教学难点会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练。教学时数理论教学4.0课时实训教学8.0课时教学内容案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？会议概述什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？根据不同的标准，常见的会议种类有：按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按会期分：定期会议和不定期会议；按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；按议题性质：专业性、专题性、综合性等；按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等；按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？（一）会议的积极作用1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？会议申报与审批的形式有哪些？口头申报、书面申报、会议申报。会议申报应遵循什么原则？精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。会议成本意识开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT
式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务
1，组织的工作主要包括：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作主要包括：(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作主要包括：(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。会务工作的具体内容会务工作流程图会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 →
编写会议简报或快报→
做好会议值班保卫工作→
做好会议保密工作 →做好后勤保障工作会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结一、确定会议筹备方案（大中型）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。（八）确定会议住宿和餐饮安排(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：可信公司技术训练专题研讨会(筹备方案)一、会议主题为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点
拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。三、参加会议人员公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程会议由主管副总经理主持。上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。五、会议议题：(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。（一）怎样确定会议主题与议题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。（二）怎样确定会议名称？会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。（三）确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七、场地租借的费用必须合理。（五）怎样确定与会人员范围及人数会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。开幕式，上司和来宾致辞；上司做报告；分组讨论；
●大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；●闭幕式。(4)会议议程与日程的样式示例。●会议议程示例。英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程。2、说明有关人员缺席情况。3、宣读并通过上次会议的记录。4、通信联系情况。5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言
7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选
9．下季度销售目标（七）印发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。（八）确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。（九）建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。（十）确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。1．会议经费的主要内容*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。一、场地租用费金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。二、摄像设备租用费拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。三、聘请专家咨询费拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。四、宴请费用10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。五、交通费用租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。六、会议用品费资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办公会审查批准。会议筹备小组2003年1月5日十一、进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同
7．会 址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。小李的方案还有一些需要改进的地方：
1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。会见与会谈一、会见、会谈的含义会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。二、会见、会谈的区别1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。三、秘书安排会见工作的具体操作了解意图准备资料确定参加人员确定时间和地点会见座次安排场所布置迎送工作四、秘书安排会谈工作的具体操作1、了解意图
2．准备资料3．确定参加人员
4．确定时间和地点
5．迎送工作
6．安排合影
7．整理会谈文件技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。一、案例分析
案例：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?二、问题讨论1．怎样做好会见的准备工作?
2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么?
3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?附件：会议通知例文各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。二○○四年十二月二日