作 者：王怀志、郭政
出 版 社：世界图书出版公司·后浪出版公司
盛情难却应出版社几番要求，此书再版了即此，也需要说几句
这本书初版于十七年前（1994年），莋为作者我们如今已经很是淡漠了。然而近来网上却有些热议，褒贬不一无论是褒是贬，我们都觉得很自然可理解。今天看来⑨十年代初的认识、表述和措辞，实有不当之处此次再版，本该做一番修订但一则我们已经没有那样的心境，二则一本普通的小书┿七年了也没有什么大的影响，无论对错都无碍大局，还是应该保持原汁原味请读者以今天的视野去回视一下也未尝不可。
我是这本書稿的第一读者在它即将付梓之时，我想与它出版面世后的读者说几句话
这是一本解密之书。该书的叙述主体是秘书秘书秘书，一秘二书秘者，秘藏、神秘、保密之谓也这一特性使秘书工作和从事秘书的人以及秘书工作的一些形式和深层的技巧被罩上了一层神秘嘚光环。当然秘书工作必须保密，现在还要用《保密法》规范而秘书和秘书所采取的工作方式就大可不必讳莫如深了。该书就大胆如實地介绍了秘书在一些神秘而敏感的问题上的心理和做法把各种错综复杂深奥微妙的关系文字化，这些东西一经作者揭示便不再神秘兮兮成了可以借鉴甚或可以操作的东西了。
这是一本知心朋友的心传谈话录读它，不会让人反感：没有居高临下的谆谆教育也没有耳提面命的颐指气使，相反倒像知心朋友坐在朴实无华的房子里谈心。两位作者均有相当丰厚的部队机关工作经验这本书的通体内容都昰他们的经验之谈。如人饮水冷暖自知。它道出了秘书工作的个中滋味酸甜苦辣咸，五味俱全；它道出了秘书工作许多鲜为人知的微妙之处精微之处，甚至言出了平常所谓的“只可意会不可言传”的东西把只能“心传”的东西言传了出来。所言是那样的情深意深理罙有个成语叫“交浅言深”，其实这种情况极少，也不正常倒是交浅言浅，交深言深更合情理据此可说作者已经把读者当成了知巳，和盘捧出想读者能从书中领悟到一些深层的东西，再“饮”秘书工作之“水”时冷暖早知。
这本书不矫饰不虚伪，不欺骗一語中的，直指要害敢说大实话和真话，读者乍一读起可能难以接受，“怎么能这么说呢”可能感到有点离经叛道。但当你扪心自问掩卷沉思时，恐怕又不得不承认作者所言极是你也会颔首认同。真理总是赤裸裸的那么，接近真的东西穿衣服也是不能多的——这昰一本实话、真话集
这本书一改理论教科书严肃神圣的面目，舍去了高深的理论阐释偏重于应用性和操作性。作者选取了秘书工作中嘚27个侧面或详尽或崖略，突出叙述了“该怎么办”或“最好怎么办”、“应注意的问题”并着重交流技术性的知识，使其上升到艺术嘚高度对已从事、将从事秘书工作的同志无疑具有指导和参考作用。——这又是一本秘书工作艺术论
在这本书中，作者撰述的目标指姠明确即提高秘书人员为首长服务的水平，使首长更好地实施决策指挥进而推动部队全面建设。该书由27个专题组成这些专题既相对獨立又有内在联系。其实每个单篇就是一篇好文章，读者完全可以选读、跳读、通读它们合起来，总体大于个体之和就成了颇有分量的秘书学科的专著。这本书的语言生活化、个性化具有相当的可读性和感染力，读来有如坐春风的感觉
书中有些问题论述还不够全媔深刻，个别地方文字尚欠严密我也老老实实向读者指出。
当您读过此书合上它的时候我想您会“不虚此读”。
（张本正现任中国囚民解放军西安政治学院院长，正军职少将）
怎样为首长服务，这是机关工作领域和秘书学领域中最基本、最寻常的课题然而，也是┅个最富内涵、最难圆满的课题此前有关的专著和论文，对这一问题的研究颇为丰富阐述亦为深刻。但我们仍感兴致未尽有话要说。这大概是因为：一方面机关工作人员为首长服务所涉及的范围极其广泛需要从各种不同角度来认识和把握；另一方面，为首长服务是種实践的过程总是在不断地创新和发展。这就是我们出版此书的原因和目的
为首长服务者包括各级机关的参谋、干事和其他工作人员。就其作为首长的助手而言他们都担负着秘书的某种职责，其职业具有秘书的性质因此，本书所述内容不只限于专职秘书人员，而對广大机关干部都有实际意义为称呼方便，我们在书中将他们统称为秘书
首长这个概念的范围非常广泛，在军队系统上至军委主席，下至连长指导员都可称为首长。由于作者受工作范围限制的原因本书所述为首长服务的内容，只适于初中级领导机关的人员即军師团三级机关干部。至于高级和最高级机关的工作人员如何为首长服务现恐难于说深说全，故暂弃而避之待适时而叙。
说到为首长服務的艺术当更是高深奥妙，我们所述之艺术多为切身感受，仅是经验之谈没有更深的理论论述和系统概括。为了更贴近于生活实际便于具体操作，书中侧重于微观艺术性阐释和探讨
我们在书里引证的事例，有的是自己亲身经历的有的是通过调查得到的，也有的昰道听途说得来的所以有些具体情节可能有出入；加之其他原因，在引证这些事例时我们隐去了当事人的真实姓名。希望读者切莫按圖索骥对号入座。
在这本书里必然要涉及到某些首长的工作作风、生活习惯以及性格特点等。我们无意于把首长描绘成“高大全”式嘚人物更无意去贬低首长的水平和才能。我们仅仅是想借助这些事例来说明机关工作人员应如何开展工作更好地为首长服务。
本书所述为首长服务的艺术只触及了一些主要的方面和问题，且欠深刻周详还有很多领域有待探讨和进一步阐发，我们希望能见到这方面的朂新成果
本书在编写过程中，吸收借鉴了近年来一些专家学人论著中的科研成果和实践经验在这里一并表示感谢。由于作者水平有限书中难免错漏，恳望读者批评指正
第一章 跟随首长的苦辣酸甜
本书前言中已讲过，为称呼方便我们把为首长服务的参谋、干事和助理员统称为秘书。
秘书词典上解释：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这里可以看出秘书是领导的助手和參谋，主要任务是掌管文书协助首长处理日常工作，并承办交代的其他任务
对于秘书，千人眼里有百多形象万众口中有千余评说：戓荣或耻，或祸或福加之一般大众传媒和文学作品所塑的秘书，多为阿谀不实之徒也就难怪云云众说薄褒厚贬了。
作为秘书不论是長任者二三十秋，还是短任者两年三载都少不得几番坎坷磨砺，几多风风雨雨乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜有忧有喜，有舒坦也有愁难秘书人员的苦辣酸甜，一般局外之人是难得而知的从以下所述中，想可领悟一二
1.1 秘书工作的特点
有关秘书工作的特点，早有精深而权威的理论阐述我们仅从部队中军师团三级机关的工作实践出发，以贴近机关干部切身经历的角度加以考察秘书工作有洳下基本特点：
秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神
首先是忙。一个妻子这样叙说她那当秘书的丈夫：一天到晚总是忙忙得没有吃饭的钟点，没有睡觉的时候没有节假日的概念。这话一点也不夸张据某司令部办公室统计，负责文字工作的秘书全年工作3781.4小时，按365天计算平均每天工作在10.36小时以上，折合工作日472天超出正常工作量166天。而该部队驻地某机关嘚统计结果显示其他工作人员平均每人全年工作206天，两者相差266天
其次是累。秘书的脚是不停的奔波心是永远的警醒。白天有做不完嘚事务晚上有爬不完的格子。办事繁杂具体一件比一件要求高。有时正吃着饭忽然有事，放下饭碗就得跑待回来，饭也凉了上癍时间也到了，只好半饿着肚子走进办公室写材料有长有短，一篇比一篇催得紧一个首长比一个首长要得急。上班时写下班后开夜車还要写。大热天光着膀子汗流浃背地写大冷天跺着脚吸着鼻涕写，甚至睡到了床上一有所感，跳起来还要写有人道：文债在身，喰不甘味寝不安席。如若不信有例为证：
A某当秘书5年，为写文章熬过多少夜晚尚无统计一次给首长赶写篇讲话稿，从上午写到深夜饥肠辘辘，打道回府掏出钥匙却怎么也打不开锁，满头大汗之际门突然洞开，冲出两人各执棍棒。原来他一路上还在想着文稿仩错了一层楼，房主见半夜有人弄门锁以为是窃贼，欲迎头痛击……
再次是苦秘书虽不是汗滴禾下，劳其筋骨也不是粗食薄衫，煞費温饱但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说秘书有时要比领导费更多的劲，流更多的汗吃更多的苦。D秘书一次跟首长去軍区开会返回时正值春运高峰期，车厢里又臭又冷又挤八位首长连一个硬座都没有。D秘书挤来挤去口干舌燥，筋疲力尽总算把首長安排坐定，他却只好站到下车回到家脸没洗完，首长指示赶快把开会的材料整理好，明天上午开常委会要用他只好泡杯热浓茶，涮条冷毛巾打起精神挑灯夜战。他有暖烘烘的被窝却不能钻有可口的饭菜却吃不下，这与饥寒交迫非出一辙却也殊途同归。
秘书工莋真是“没完没了没饥没饱，没昼没宵”且日复一日，年复一年很少有喘息机会。一天下来疲惫不堪，稍有闲暇困意马上袭来。某部B干事是有名的“笔杆子”因吃饭时打盹已摔碎了七个饭碗，被送绰号“砸饭碗”此种情形不胜枚举。
秘书工作是一种没有鲜花囷掌声的职业与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。
首先为他人作嫁衣裳，永远是秘书工作最鲜明的特征台下忙煞，台上无名在蔀队工作的舞台上，首长理所当然地扮演有名有形的主角而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。囚们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导听到领导慷慨激昂的报告，看到领导做出各种果断的决策领受到领导指挥各项活动的风采，却不大想到领导身边工作的秘书不大想到在领导的报告、决策和风采中，凝结着秘书们数不清的辛勤劳动就像娇艳无比的花朵更容噫使人们忽略了它下面的绿叶一样。
某处长在军师团三级机关写了二十多年材料，到了“官”键时刻竟然找不出一篇署自己名字的文嶂。他当秘书时有一次陪A首长去×师进行冬训动员，为了写好A首长的动员讲话，他3天跑12个连队行程200公里，开了8个座谈会收集了六万芓的材料，回来后又连续28个小时没合眼起草修改讲话稿。A首长的讲话引起较大反响直到人们进了餐厅还在纷纷议论：首长的讲话太精彩了！由于陪餐的人较多，没有秘书的位置了一个工作人员带有怨气地说：“带这些瞎参谋烂干事干啥。”真是可气又可悲秘书的劳動及其价值不易被人们理解和承认。只要你作为秘书就要时刻准备着：无出人头地之日，有默默无闻之实
其次，有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码作为秘书，在首长和众人面前常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时他们内心可能正经受着委屈、错怪、乃至代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦比其他方式的痛苦更痛苦。先说写文章就是秘书第一个无法摆脱的心理负担，有諸多难言之苦有些领导交拟过于简单，不做详细交代一切由秘书代劳；有些领导过于随便，一会儿一变秘书的心血随之付诸东流；囿些领导过于尖刻，审阅稿子不讲一点情面搞得秘书如坐针毡；有些领导意见相互抵触、令秘书左右为难，无所适从；有些领导过于固執意见不尽正确，秘书却要硬着头皮违心去写如此等等。秘书在写文章时难免遇到上述情形，但无论如何当文章写出后不合要求時，秘书是不应该也不能够有所申辩的苦衷无须细表。张××是某机关小有名气的笔杆子，可他却越来越怕写重要的材料。一次B首长把他叫来说：“张干事这次党委学习整顿的总结由你来写，要写出点特色”
“首长，大体写几个问题最主要的经验是什么？您提示一下”
“你先起个草稿，然后党委讨论一下”
“好了，快点动手吧！”
张干事从收集材料到构思，到拿出草稿整整用了一个星期熬了兩个通宵，结果党委讨论时，B首长说缺乏高度推倒重来。又写出后A首长又说不够实在，再次改写先后七易其稿，直到第二天要上報了才算通过当张干事拿出第一稿和第七稿相对时，从观点到事例几乎完全一样这期间的脑细胞不仅全部白耗，而且落了个“很难领會首长意图”的“美名”
再次，忍辱负重这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言有的领导心里不快，无处发泄便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒；有的领导对其他领导不满不好明说，便对秘书进行批评秘书成了路边石；有的领导把工作交玳错了，有关上级追查责任他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊某部队接连发生几起车辆事故，便规定车场日进行学习整頓一律不准出车。这天D首长一亲属来访便指使秘书派车接站，并说：“没关系出了事我负责。”秘书只好照办车还没出院门，就被主管行政的C首长拦住：“规定今天一律不准出车谁还明知故犯？”秘书知道C首长对D首长有点看法在称呼过首长以后赶紧说：“是我洎作主张，您批评吧！”有人说秘书的心扉是关闭的，这话有一定道理无论有什么委屈、错怪或者代人受过，都只能吞咽下肚可以說，为顾全大局而委曲求全能忍善让，是秘书忠于职守的特有精神这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧！
还有为人谨慎，永远是秘书恪守的行为准则秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时还得尽力维护领导的威信和領导集体的团结。既要经常装聋作哑又要心有灵犀。有话不能总是痛痛快快地说；有事，也不能全都潇潇洒洒地做作为秘书，工作昰受人支配的必须根据首长的意图办事；时间也是受人支配的，必须按照首长的要求安排可以说，秘书是长年看着首长的脸色、眼色囷气色行事特别是跟随一些比较厉害的首长，要求严格的首长又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句事不敢误办一件，甚至烸个动作都十分小心G某当兵30年，已是正师大校至今上级交代的每件事情，都做到逐件检查落实；进行的每项工作都表现出一种拼命精神；对每个来访的人都热情接待。还不自觉地流露出某种自卑感为什么是这样呢？用他自己的话说都是因为当秘书当惯了，处处残留着当秘书时的影子他曾记得，一次随首长外出头天晚上赶写讲话稿到凌晨3点，天不亮首长要出发饭也没顾上吃，经过几个小时丅车休息，按首长要求吃完饭打个瞌睡再出发首长有个特点，吃饭快睡得快，醒得也快首长睡着了，G某还没吃完饭首长起来了，G某刚刚睡着首长走了，G某还没醒来首长走远了，G某才发现自己被丢弃了后来才知晓，这是首长要给秘书个教训让秘书在后边慢慢趕吧。G某只好改乘火车两天两夜才把首长赶上，被狠狠批了一通从此他谨慎起来，做梦时也在盘算着工作安排
待人处事十分谨慎，遵守纪律十分严格考虑问题十分周详，进行工作十分认真这是秘书职业的自然特性，也是秘书职业的必然要求
秘书的角色是神秘而叒独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来
秘书不仅常常可以代表首长，甚至在一定条件下可以代替首长在某些场合，茬某种特定条件下别人对你又尊重又害怕。秘书是首长的贴身工作人员首长去哪里，秘书要跟到哪里首长吃什么，秘书能够吃什么首长享受什么，秘书也能享受什么像坐车，别人坐大车秘书可以和首长一起坐小车。首长参加某个宴会随从的秘书自然要参加，鈈仅因为有照顾首长的责任而且接待的单位也不敢得罪秘书。因为需要首长批办的事情有很多先要通过秘书。得罪了秘书以后办事當然也就难了。例如某个单位给首长送了一件很不错的纪念品，却没给秘书一份秘书心里不很痛快。这也可以理解不正派的秘书不僅有想法，还有做法当这个单位想通过秘书让首长给办点事时，秘书心想当初送东西时没想到我，首长进门时你给开门我还没进去，你就松了手；现在有事了想让我当桥当船，给你传话才想到我没那么便宜。当然嘴里不说，答应时也挺痛快：“没问题可以说┅说。”心里却说：“你等着吧”结果是泥牛入海无消息。
有人说秘书是“二首长”。这话也不无道理有些时候，首长不直接出面让秘书去处理，这时秘书就代表首长他的讲话，他的意见他的态度，就是首长的讲话首长的意见，首长的态度有些时候首长不茬，委托秘书负责解决一些问题这时秘书就代替首长，根据首长交代的原则具体承办一些事情。因此在一般人眼里秘书是很神气的，秘书自己也会感到这种神气不过，在这里我们提醒秘书一定要注意谦虚谨慎。
秘书确实挺幸运“近水楼台先得月”，由于在首长身边工作首长对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩看在眼里，记在心上常说“知人善任”，之所以能“善任”前提昰“知人”，秘书被首长当作“所知之人”可称上得天独厚正因为首长了解秘书，又信任秘书才更容易任用秘书，提拔秘书对秘书來说，在首长眼皮底下工作锻炼的机会多，工作能力提高得快受重用的机会很多，提升的可能性很大当需要对一些人委以重任时，艏长首先想到的可能就是秘书据某个单位干部部门统计，在一个高层次同级干部中秘书或当过秘书的人平均年轻5岁左右，又是其他职業出身的2.5倍正常情况下，秘书几乎人人都能一级级上去在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就占相当大的比重这昰实际情况。
1.2 对秘书工作的要求
有关对秘书工作的基本要求在已发表的众多论著中，都有明确的阐述军队的秘书人员，既包括参谋、干事、助理员也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象我们认为，秘书要办理好首长交代的事项有如下三点要求：
一是事倳记准确。秘书对首长交代的每件事不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至首长交代時的神态、口气都必须搞清楚。应做到：口袋里有记事本桌子上有记事板，身边有记事帮手（家属、小孩随时提醒）以免遗忘误事，同时做到丁是丁卯是卯，不得有丝毫差池稍有疏漏，就出问题有一次星期六，军长对D秘书说：“明天我值班上午10点。上级来人檢查直属队工作到时你给我打个电话，我陪工作组的同志一同去”D秘书照习惯记在记事板上，又向家属做了一番嘱咐当时他正赶写┅份材料，要得挺急写时很投入，确实把这件事给忘了9点40分孩子打来电话说：“你10点钟要给军长挂电话。”这位秘书才恍然大悟要鈈是家中有帮手，D秘书该如何向军长交代
对首长的外出活动，更要精心安排不出一点差错请看一位首长下部队视察时半天的活动安排（见附表）。
二是件件有着落首长交代的每件事，不论是国家大事还是家庭小事，也不论是易办的事还是难办的事都要有结果。不能讲价钱不能叫苦，不能摆困难更不能借故不办。首长在交代任务时对困难方面已有所考虑一般都有一定余地。当然有难度不然僦看不出秘书的本事了。
三是次次有回音首长交办的事情，无论结果如何都要及时报告，而且越早越好比如买车票，是件叫人着急嘚事秘书买好了放在口袋里不向首长报告，让首长着急：买到没有哪次车？几点出发首长可能急得团团转，你倒挺坦然能不挨批？这样的事有过三次秘书就干不成了。
这三点要求并不深奥也不具什么理论深度但却很重要，是做好秘书工作的起码条件
1.3 秘书应具备的素质
秘书跟随首长的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的做一名合格的秘书，要具备一些特殊的素质在思想、品德、心理、辦事能力、文字水平等方面有着很高的要求。
秘书工作岗位重要责任重大。秘书常常涉及党的核心机密参与一些重大问题的决策和处悝。这就必须：
首先具有坚定的政治立场始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保持高度一致特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误那种一有风吹草动就杀回马枪的人是不能做秘书的。
其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平会用马列主义的立场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策并善于在实际工作中貫彻执行。
再次要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求自己热爱本职工作，兢兢业业尽职尽責不畏苦累，不计得失不逐名利。
秘书直接为首长服务不仅事关重大，而且事务繁杂标准高要求严。上至辅助领导决策下至衣喰住行都要管。秘书人员必须文武兼备粗细结合，大事干得好小事干得巧。
首先要有精明能干的办事能力。头脑敏捷办事利落，高效率地处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面传达意见，安排工作处理事务。妥善地把收發、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排。
其次要有出色的写作能力。熟悉机关應用文体的基本知识自如运用各个文种，思路清晰结构合理，文风质朴简练语言流畅生动，表达准确得体
再次，要有丰富的科学攵化知识和一定的技能了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般狀况熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法必要时还应学会摄影、摄像、驾駛以至防身术等技能。
秘书人员的作风关系到为首长服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分秘书人员的作风养成是多方面嘚，归纳起来有以下几点：
一是勤奋努力雷厉风行。肯出力不偷懒不等不靠，说干就干讲究时间和效率。
二是深入实际联系群众。切实搞好调查研究掌握真实情况，不摆架子不走形式，宽以待人团结同志。
三是周到细致严谨稳重。办文办事精益求精一丝鈈苟，接人待物谦虚谨慎安排周详。不急躁不偏激不自作主张，沉着冷静应付自如，分清急缓举重若轻，不惊慌失措不手忙脚亂。
秘书人员的思想品德修养极为重要它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其心理素质的表现因此，秘书必须具备以下良恏的心理素质
一是淡泊而不失于明志。无权欲身在权力交错之中，处之泰然不为之所动，无权欲就会用权不越位无利欲，身在要害部门自守清贫，不为之所诱无利欲就会有利不谋私。无名欲身在台下幕后，处于荣誉显赫之处甘为黄牛，不为之所惑无名欲僦会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格拥有真才实学，表明自己的主张辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦不图享乐；重事业，轻得失多奉献，少索取
二是沉稳而不失果断。深沉善思耐心稳健，决不草率行事、感情用事有较强的自控能力。坚定果断敢作敢为，绝不优柔寡断畏首畏尾，有较大的胆识和魄力
三是自信而不失谦和。自尊自爱自我充满信心，有不折不挠的精神审时度势，荣辱不惊禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺是生活的强者。为人亲切满腔热情，说话和气乐于助人。决不傲视怹人盛气凌人，是众人的朋友
四是庄重而不失幽默。举止端庄落落大方，文明典雅神态从容。话无污言俗语做无得意忘形。表凊丰富维妙话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣能消除紧张和沉闷的情绪。
秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次、多侧面的在实际生活中人们从切身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的风格担過让功的风格，宽容大度的风格民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的风格从性格角度出发，秘书应表现为果断、自强、沉著和宽让从风度角度出发，秘书应表现为聪慧、爽快、谦虚、庄重、热情、自信、朴实和幽默的气质从品德角度出发，秘书应做到：囿权不擅权管人不整人，无私心自安；能忍辱负重委曲求全，顾全大局；对同志热心、关心、诚心对问题看得准、摸得清、敢承担責任；不信流言蜚语，不拨弄是非更不“仗势欺人”。
恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么而且表现在他怎样做。”秘书人员悝想的素质是理智与情感、内向与外向、独立与服从等各种心理因素的巧妙结合作为秘书，要在长期的实践中陶冶和磨炼自己使自己荿为合格的秘书人才。
在领导者的心目中秘书怎样才算合格国内外不少专家、学者提出了许多测评的题目和方法，现稍加整理以供参栲。（文中“你”指领导者）
1.秘书知道你的职责范围和全部活动吗是否了解你的目标和意向？
2.假如你离开机关3～4周你是否深信你的秘書仍能认真负责地处理你的公事和私事？
3.他是否帮助你安排活动日程、协调约会使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神他本人是不昰一个很会安排自己时间的人？
4.如果你不提醒他他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？
6.他是一个富有想象力和创造力的人吗他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否經常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗
7.他是一个机智的人吗？怹能否主动地解决一些问题而不麻烦你他害怕困难吗？
8.他能否提高文件运转效率他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件
9.他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否無可指责？
10.他在危急关头是否沉着在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时他是否仍能平静地像平常那样继续工莋？
11.他对你的忠诚值得你信赖吗你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？
12.他是否有较广的阅读面和知识面他是否能经常提请你紸意那些与本单位及与你个人事务有关的出版物？
13.他是否成为本单位的一个有价值的信息来源而这些信息靠你自己是很难获得、不便获嘚或不能获得的？
14.他是否有个人进修计划他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、或者你的行业？
15.他发言是否清晰他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示他能否了解你关于某项政策和行动的想法，并像你一樣把它准确地告诉别人
16.他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班
17.他能否像管理者那样，必要时将洎己未做完的工作委托给别人并督促他人负责地完成？
18.在你没有插手的情况下他能否替你处理好每日的例行公事？
19.他能否记住一些重偠日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等）代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动？
20.在调研工作中他是否称职如能否收集資料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等
愿我们所有的秘书，都能够通过努力达到这20条标准。
第二嶂 熟悉首长个性的艺术
秘书长期和首长在一起相处共事，需要建立起良好的信任和依赖关系而融洽和谐关系的建立，主要取决于秘書对首长个性特点的了解和顺应在对首长个性特点充分了解的基础上，秘书进行自我调整以适应首长的需要。秘书对首长个性特点缺乏了解就无法顺应不能顺应就难以建立良好的关系。做一个首长喜欢的秘书同样，也做一个喜欢首长的秘书就必须做到了解和顺应艏长的个性特点。
2.1 了解首长的生活习惯
在首长身边工作的秘书应该是首长十分满意的人。一般来说个子要适中，长相要端庄清秀身体要健康强壮。当哪个首长的秘书就要为哪个首长尽心效力。这就需要秘书对首长的生活习惯有比较清楚的了解
民以食为天。首长吔是民的一分子也要吃。吃是首长生活习惯中最重要的内容
关于领导干部的“吃”，即吃什么怎么吃，在哪里吃是当前的一个热點问题，是群众议论最多也是最反感的问题之一。一听说首长要吃就毛骨悚然，在廉政建设问题上用公款大吃大喝是最严重的问题の一。一大笔劳动者的血汗钱被吃掉了令人痛心。
在首长吃的问题上也不能一概而论，应有个全面具体的分析了解这大体有三种情況：一是有些首长确实爱大吃大喝，爱吃好的爱吃怪的二是有些首长也确实讨厌大吃大喝，特别反感没完没了的吃喝三是有些首长不求大吃大喝，只求“可口可乐”即以吃着顺口随意为标准。根据我们对100名师以上领导的大体分析考察爱大吃大喝的只有7人。讨厌大吃夶喝的56人“可口可乐”的37人。
第一种首长只占少数但影响较大。秘书虽不能制止但要心中有数。
第二种首长占了大多数是党风好轉的希望和力量所在。他们中有的出身贫寒家居农村，从小吃苦对大吃大喝颇为反感。还有那些从下边一级一级上来的首长知道基層的甘苦，对花天酒地的吃喝很看不惯还有一些从艰苦边远地区出来的首长，对挥霍公款吃公喝公也深感痛心
第三种首长占了相当数量，是秘书应认真了解掌握的重要对象有一个首长在吃饭问题上特别“挑剔”，他就喜欢吃煮烂的饺子看见破了皮的饺子就会说：“紟天伙食好！”旁边一桌丰盛的宴席似乎对他没有什么吸引力。当秘书的就要对炊事员讲明白多包几次饺子，而且要有些开口的另一個首长则喜欢吃稀饭，四盘咸菜一杯酒，他见了准高兴：“伙食不错确实不错。”而且肚子也能吃得挺大还有一个首长是山西人，別的无所谓每顿饭必须有两个土豆，见了皮开肉绽的土豆眼睛就发亮，一边吃一边说：“有营养啊淀粉从哪里来？主要从这里来”如此等等，他们就是“可口可乐”的标准
每个首长在吃的问题上，习惯很是不同的秘书不能一概而论。无论家里外头都上山珍海菋首长并不一定就欢喜。
喝比过去复杂多了。茶水、饮料、酒花样翻新，欲迷人眼酒有进口的，“人头马”、“XO”一杯子装一点点七八十元算便宜。国产的也很贵“茅台”、“五粮液”、“剑南春”一二百元一瓶，还可能是假的再加上扎啤、蓝带，喝几筒半个朤工资饮料的品种就更多了，这个汁那个浆，数也数不清一口酸水水，三五元甚至一二十元喝完了肚子疼。真可谓档次越来越高胃口越来越差。
对于首长的喝秘书也要加以分析掌握。还是根据我们对100名师以上首长的考察为例大致有四种情况：喜欢大喝的、喝高档的7人；每天都要喝一点的25人；可喝可不喝的40人；讨厌喝酒的25人。
第一种首长占极少数“无酒不成席”，宴席上一定要一醉方休自巳喝，劝人喝“五粮液”不止两三瓶，有一半都倒在地上了对这些首长爱“喝”的不良习惯，秘书应设法劝止
第二种首长为数不算尐，这是他们生活习惯的一种表现他们每顿饭都要喝两口，否则看着饭吃不下拿一点酒来，不用高档的饭吃下去了，话也多了在┅般场合，秘书可以给予关照让炊事员备上点酒，首长很高兴也不会误事。
第三种首长占多数有没有酒不影响吃饭，上了酒不觉助兴，不上酒也不觉扫兴但无论如何不能多喝，也不想多喝对他们秘书不必勉强，也无须特别关照
第四种首长人数也不少。他们见酒发愁特别对一顿饭喝几个小时烦死了。如果被逼上梁山中间也要出去几次躲一躲，或中途退场对他们，秘书要出面保驾事先向陪吃人员打招呼。不要死皮赖脸地向首长劝酒
收就是有人送礼就接收下来。收的问题较之吃、喝问题更具普通性有不喜欢大吃的，有鈈喜欢大喝的但不想收、不肯收的却不多。有收就有送有人坐轿也有人甘愿抬轿。
有一则故事：战国时代齐国大官邹忌，有一天穿戴好后问妻子：“你看我和城北的徐公谁漂亮？”妻子说：“当然你漂亮！”邹忌不大相信因徐公是有名的美男子。于是又问妾妾說：“徐公哪能比得上您漂亮！”邹忌还是不信。这时有客人来访他又问客人，客人笑着说：“您比徐公漂亮多了”后来徐公到邹忌镓来了，邹忌确信自己无论如何也比不上徐公漂亮第二天他见齐威王，讲述了此事齐威王问他：“你自己看，到底谁漂亮”“当然徐公漂亮。”“那他们为什么说你漂亮”“我妻子说我漂亮，是因为她偏爱我；妾说我漂亮是因为她怕我；客人说我漂亮是因为他有求於我”
由此我们可以知道，向首长送礼者多是想从收者那里达到自己的某种目的一般来说，在送与收之间送者常表现出一种主动行為。
现今给领导干部送礼方式多种多样，日新月异叫人感到很精彩，有时也会感到很无奈
有直接送的，当面交给首长有间接送的，送给首长家属、子女或通过秘书及其他有关人员转递。
有明着送的提在首长眼前的就是礼品。
有暗中送的悄悄放在那里不吭气，戓表面看并没送礼实际上却在有意赠送。据报载某省级机关一位局长常被有关单位拉去玩麻将，他的牌术实在不算高明但总是他赢。有几次竟腰缠万贯回到家中不过他也要付出代价，在某些文件、请示或某些什么字据上签上自己的名字结果犯了错误。
首长或家庭荿员的生日是送礼的好时机，特别是首长非常喜欢的晚辈过生日时机最好。
首长患病住院时送礼的人常常是络绎不绝于病房里、卧榻前，慰问品堆成了小山有个首长喜欢吸烟，住一次院可收几十条红塔山、阿诗玛
首长下基层时，也有不少人送东西离开前，有人說：“首长下基层挺辛苦拿两条烟吸一吸。”
“算了算了，我带着呢”
“两条烟算什么，这也算不上什么送礼！”
“下次别来这套叻”还是收下了。
返回时有人说：“我们这山沟没什么好东西，拿几根人参首长带回去泡酒喝补补身体。”
“这有什么几根人参鈈值钱，您身体健康有利工作我们不也是为部队建设贡献嘛！”随手把一盒子人参放在车座上。
首长子女升学参加工作也是送礼的机會。
“考上大学啦值得庆贺。远离家门要自己照顾好自己，这条毛毯拿去压个脚”
“孩子一工作成大人了。也该打扮打扮这条项鏈戴上准好看。”
前来庆贺的人用不同的语言表达了送东西的合理性也免不了夹杂着某种不合理的要求。
可分为三类第一类是生活用品，从鸡饲料、土特产、服装、烟酒、打火机、保健用品到高档家具、照相机、录像机以至摄像机等等第二类是欣赏物品，有古玩、玉器、首饰、工艺品、名人字画、珍贵图书等等价值从几十元至上万元不等。第三类是货币从红包、现金发展到信用卡。牡丹卡、长城鉲里面存上几位数，送给首长用起来很方便
有时收方也表现为一种主动行为，即拿有两种方式，一是明拿一是暗索。首长到某部隊视察宴席上吃到了新疆特产骆蹄，很合口味于是说：“老张啊，你们这里的骆蹄很不错”临走时部队领导准备好了相当数量的骆蹄送给首长，这就是明拿首长到某单位了解情况，看到一本好书爱不释手，便对秘书说：“真是本好书我还是第一次看见，咱们那兒能买到吗”秘书说：“这是古籍珍本，恐怕没有卖的”部队领导领会了意图，便说：“首长喜欢就拿去吧我们这只能当摆设，不洳给首长好好研究研究”这就是暗索。
首长在“收”的问题上表现比较普遍，只是轻重不同
首长住的问题较为简单。作为相当一级艏长一般来说住的档次相对较高。团级的住单间师以上的住套间，房间不在大小关键是住得舒适，服务得周到秘书在考虑首长住時，要考虑首长的习惯比如，有些首长喜欢安静只要安静就好，不一定档次高
首长爱玩什么也有所发展。由过去的散步、打球、玩撲克发展到看录像、跳舞、听音乐、唱卡拉OK等等秘书要根据首长的爱好作好安排。爱下棋的出门要把棋带上，爱看书的要准备好几本書还有的只喜欢吹牛的，饭后茶余天南地北吹一通，完了睡觉对于那些爱玩高档次的首长，也要注意提醒他
首长出门喜欢坐火车、飞机还是小车？喜欢开快车还是开慢车对小车的座次也要讲究。首长喜欢坐前排还是后排这些，秘书应心里有数别跟首长争座位，闹出笑话在国外，领导人都坐后排而我国除高级领导外，一般坐前排这是因为：
第一，领导人出门多不带保卫前排位置空着，使领导人有选择的可能性；领导人坐前排视线开阔有利于观察途中情况。
第二我国公路质量较差，凸凹不平领导坐前排比后排平稳些，遇到坑坎也可及早发现有个思想准备
第三，领导出门带得人多了后排坐3人较挤，坐前排较宽舒除此之外，还有一个传统文化心悝因素很多人认为前排坐的人比后排坐的人要高贵。于是总把客人、领导往前排请久而久之就约定俗成了。据说慈禧曾进口一辆小车她要求司机要么在她后边开，要么跪着开因无法满足她的要求，竟忿而不坐小车
秘书对首长各种习惯应持的态度
秘书了解首长的生活习惯，是为了顺应首长的需要以达到与首长融洽地相处共事之目的，并达到首长的最佳工作状态这不是拍马屁。对首长的吃、喝、送、拿等生活习惯要辩证地分析，它们具有多重性：有政治交易；有友谊交往；有情感补偿；还有利益均衡概括起来可以说是权钱交換；人情世故；礼尚往来；感恩戴德。不能一概视为腐败请客送礼在我国是有久远历史的习俗，属人之常情过春节时，到亲朋好友家拜年少不了送盒点心。你送我我送你，转了大圈又被送回来了。亲家来串门不加两个好菜就不像话。其实这样的请客送礼也没啥意思但又不可缺少。老首长来看望能不吃点好的吗？临走时能不送点东西吗你有今天，都是人家培养的这是情感补偿，谈不上腐敗
秘书对待首长的生活习惯可以有四种态度：
第一，对首长正常的生活习惯应追随他例如他按时睡觉，准时起床工作秘书就不要学夜猫子，晚上不愿睡早上不想起。
第二对首长奇特的生活习惯应适应他。例如他白天迟上班晚上干工作，秘书也要学会加夜班
第彡，对首长不良的生活习惯应提醒他例如他的呼吸器官有病，却非要吸烟不可秘书要设法控制他。
第四对首长恶劣的生活习惯要节淛他。例如他见酒没命一喝就醉，醉了就胡说、骂人、出洋相秘书事先就要做好工作，吩咐有关人员别灌首长喝酒时把握住火候，該替喝的替喝该夺杯的就夺杯。“首长今晚有会这杯我喝了。”“首长已经有感觉了再喝就不好了，这杯酒免了”
2.2 善知首长的性格特点
每个人都有自己的性格，首长也一样由于他是领导，其性格特点表现就尤为突出秘书必须准确掌握首长的独特性格。
首长的性格特点大体可以划分为这样几种类型：
有的首长很急躁有的首长很稳重；
有的首长很快速，有的首长很缓慢；
有的首长很豪放有的艏长很拘谨；
有的首长很活泼，有的首长很沉静；
有的首长很粗糙有的首长很细腻。
对首长的性格特点作这样的划分是便于秘书能准確掌握首长的不同特点，以便顺应首长的需要进而与首长融洽地相处共事。
下面就秘书如何适应首长的几种主要性格作些简单介绍。
ゑ躁性格的首长最大特点是落地有声，说干马上动手要的是一种作风，雷厉风行许多军事首长多年来养成了这样一种性格。
对此秘书要特别注意：这种性格的首长往往欠深思熟虑，他的决断常不算数一者可能没有最后决定权，二者当他冷静下来后又自我否定特別是一怒之下的处分、处罚，秘书要对有关人员私下做些工作：“尽管首长批评了你骂了你，但那是在火头上不要背包袱。我作为秘書首长的这一点我非常清楚。不信明天早晨再见面时他还会对你笑。”
豪放性格的首长最大特点是大度开朗，为人忠厚直率明来奣去，心中从没有什么密可保刚传达一份省军级的文件，他散步时见了处长们就可能在谈话中漏出去：“这个问题你们可要注意了中央已有文件精神……不过你们知道就行了，不要乱传……刚才我给你们说什么了？”
对此秘书要特别注意，这种性格的首长决策较为隨便什么事都满不在乎。下边的请示、要求很容易在他那儿得到允诺但他的许诺又往往不算数，特别是酒后的许诺不能信以为真。“要钱嘛3万元不算多，可以考虑”秘书要及时对人解释：“首长刚才是酒后谈话，从来是不算数的请不必当真。酒醒再问他他就莣了。”
拘谨性格的首长最大特点是缺乏胆量和魄力，事事小心处处提防，怕字当头忧虑重重。不敢承担责任不敢有所作为，一切从本本出发以文件精神为准。没有依据或需要变通执行的事，他们不敢决策等和靠的思想严重。例如为适应现代化军队建设的需要，有关部门请示B首长在指挥机关和大单位间更换程控电话交换机他说：“的确有必要，咱们自己也有钱但还没见上级的具体指示，这事不好办”
对此，秘书要特别注意这种性格的首长决策犹豫不定，容易误事一些急事、大事、特殊情况的事，到了他那里就打梗秘书要主动参与决策，讲道理谈情况，促使首长定下决心同时在可能的情况下，不妨同其他首长通气
粗糙性格的首长，最大特點是只管粗枝不管细节。他们大事不糊涂小事不清楚，有棱角无纹络。你办对了他装糊涂你办错了他很清楚。小事能唬他大事別骗他。他只管原则不问具体。重视结果不计过程。一项大的施工任务他只参与计划，至于如何实施找副职或有关具体领导去办。
对此秘书要特别注意，这种性格的首长决策过于粗略缺乏具体指导。很多工作环节容易出问题常因小失大，造成不该有的损失秘书要做好弥补工作，替首长考虑周密根据他的基本原则拟订出具体的实施计划，将首长忽略的小事全部装在心中例如首长想定部队夶规模行动的决策后，在形成文件时秘书就要对有关组织领导、安全防事故、保密工作等环节做出详细阐述。
此外关于快速性格，这類首长最大特点是先干好了再休息关于缓慢性格，这类首长最大特点是先休息好了再干等等，不一而足秘书都应对其性格特点的有關影响，做出相应的反应
2.3 适应首长的工作方式
由于首长的习惯、特点和经历不同，他们干工作的方式也有区别首长按照自己的方式幹工作，秘书就要想方设法加以适应
首长的工作方式有如下不同：
有的爱下基层，有的爱蹲机关；
有的爱讲长话有的爱说短话；
有的愛即兴发言，有的爱书面报告；
有的爱白天工作有的爱晚上加班；
有的爱开会布置，有的爱个别交代；
有的爱集体讨论有的爱个人独斷。
首长不同的工作方式是他们长期形成的习惯。他们之所以采取这样的方式而不用那样的方式，是因为首长认为这种方式能使自己嘚工作有效益有影响，自己也有兴趣佛家有一句话：世上的很多事本无所谓对也无所谓错，对不对是人们自己决定的这话不无道理。爱蹲机关的对不对对。领导就是通过机关来指挥部队的爱下基层对不对？也对不了解基层怎么做出决策？爱讲长话的对不对“鈈讲不行啊，你讲不到他就出事”对。爱讲短话的对不对“讲多了就是废话。”也对爱晚上工作的对不对？“白天受干扰太大出鈈了成果。”对爱白天工作的对不对？“白天瞎混晚上装蒜。”也对各有各的道理，无须强求
秘书对爱下基层的首长，就需要能吃苦对爱蹲机关的首长，就需要常汇报对爱讲长话的首长，就需要多写稿对爱讲短话的首长，就需要多提炼对爱白天工作的首长，就需要守制度对爱晚上工作的首长，就需要练夜战对爱集体讨论的首长，就需要善综合对爱独断的首长，就需要会通融
总之，秘书要能使自己完全适合首长的工作方式与首长融洽地相处共事，出色地发挥参谋助手的作用为部队建设尽心尽力。
第三章 协助首長决策的艺术
秘书作为一种职业在一个单位，视其编制大小有时是一个人，有时是几个人有时还可能是一个班子甚至几个班子。他們的职责不仅仅是跟首长进进出出帮首长抄抄写写，替首长收收发发
在党政军的高级机关，常常有一个或几个智囊团也类似的秘书癍子，专门为首长出谋划策他们的咨询作用和决策作用，对我们国家各个方面的盛败兴衰起着举足轻重的作用。
我们在这里讲的秘书協助首长决策仅仅是从某个单位，某个侧面或者可以说，仅仅是就某个秘书个体来把握分析的。
尽管如此秘书在决策当中的作用吔是不能小看的。那么秘书在协助首长决策中有哪些好的方法可以使用呢？这里提供以下9种：
所谓随机提醒法是指随时随地地抓住机會向首长进谏。
秘书经常在首长的身边遇到什么问题，有些什么想法就可以顺便讲出来。这些建议不一定要对整个工作提出成套方案，也不一定对全局提出完整的看法往往是从工作中随时发现的局部的、具体的问题入手，提出建设性意见
随机提醒法的关键是“随機”二字。就是说不晓得在什么时候、什么问题上，秘书发现了个什么问题或者首长突然间问起秘书对某个问题的看法来，秘书就要視情况说出个“子丑寅卯”来。这就要求秘书：
一要注意收集有关信息
随机提醒并不是秘书仅靠自己聪明的头脑，灵机一动就能拿絀锦囊妙计，而主要靠的是知识与信息的储备；没有丰富的知识与信息储备样样是外行，事事是门外汉即使问题碰到了鼻子，也看不箌当然也就找不到解决问题的办法了。
某单位资金困难部属怨声载道，认为改革大潮如此迅猛何不开些公司赚上几笔，于是有些生產经营人员想开个“化学研究公司”弄个十万八万首长也表示同意。×秘书便告诉首长：我们地处繁华闹市，周围工厂、科研单位林立，这个“化学研究公司”准备上马的新产品在市场上已经积压。再说，这又不是我们的优势，我们硬要开工生产其结果不仅赚不上钱，恐怕连本钱也要赔光于是首长再次派人到市场调查，结果确实如此就采纳了这一建议，取消了建“化学研究公司”的设想避免了一笔佷可能出现的经济损失。试想如果这位建议者不懂得市场信息，不做市场调查能提出有理有据的合理化建议吗？
秘书在运用随机提醒法时要想使自己的设想、建议被首长采纳，就要特别注意时机比如当工作中的错误和损失已很明显时，你的建议再好也只能算做“倳后诸葛”；当工作中的错误和损失还没有显现出来时，你的建议再好也只能算做“好操闲心”。所以秘书应经常密切关注首长关注嘚热点问题，发现不好的苗头就能立即提醒首长注意，并协助首长分析潜在的危险在引起首长重视之后，能立即拿出可靠的改进方案
有些秘书人员只负责某一方面的工作，所以仅能从某一具体工作环节发现问题提出建议。这些建议尽管是好的正确的，但拿到全局來衡量又显得分量太轻，或具有片面性对统筹全局的首长来说，你的这些建议仅仅是“杯水车薪”当然不能采纳。所以秘书只有叻解全面情况，才能在随机提醒中产生出积极的效果。
所谓预测导向法就是通过预测未来的多种结果，提出有远见、有价值的建议引导首长向正确的方向定下决心。
秘书的预测性建议从某种意义上讲，在决策过程中起着一种战略导向作用它常常是决策的基础和起點。预测如有失误以此为依据的决策，就会使事业蒙受重大损失而预测建议的水平越高，决策的科学化水平也越高也就能给事业带來兴旺发达。这当然是就高层次的参谋机构而言的
秘书在预测导向活动中，要特别慎重没有八成把握不要狂言。在预测未来之前要紸意收集各有关方面的信息、资料、数据，尽可能详尽地对历史的、现实的状态和发展趋势进行分析对未来可能发生的变化做出比较可靠的描述，并针对未来的状况提出相应的对策。同时在预测思考中，还要周密地考虑宏观与微观、整体与局部、长期与近期之间的关系这样的预测才能全面周到，把失误减少到最低限度
所谓咨询建议法，就是对首长即将付诸实施的决策通过调查研究，以充足的事實提出可行性和补充性意见。
在咨询过程中秘书要特别注意这样几点：
认为首长想定的课题是经过深思熟虑的，最好不要动摇和否定咜于是到下边胡乱找几个片面的事例加以引证，把首长的决心引入歧途
在收集资料、信息时，要到现场考察、了解实际情况及各种反映及时发现问题，综合分析、研究相关方面的关系和变化设计各种解决问题的方案和模型，进行各种计算和比较从中选择最佳方案。
秘书要在进行了一段调查研究之后先提出初步的报告，与首长交换意见取得首长的支持，并在听取了各方面的意见之后再写出正式咨询报告，请首长考虑采纳只要事实可靠，论证有力首长一般是可以采纳的。
所谓提供资料法是将有关历史的现实的，国内的国外的军内的军外的，以及同行业的资料提供给首长阅读，使首长从中获得启示
这种方法是一种无言的声音，聪明的秘书不必一天到晚在首长耳旁乱嗡嗡让首长心烦。
提供资料法有主动提供和被动提供，即首长索要某个资料秘书很快能够满足；首长没有主动索要，但秘书已猜透了首长的心思能顺势提供。
有有意提供和无意提供即秘书给首长提供某种资料，是专门为首长的某个决策服务的；秘書为首长提供某些资料是仅供首长参阅的，为以后的某个决策备用的
有顺向提供和逆向提供，即有些资料是首长乐意看的；有些资料昰首长不乐意看但非看不可的。
所谓比较选优法是指在首长决策时能提出多种方案，供首长从中选择最佳的那种
决策中的最佳方案並不是显而易见、一眼看穿的，它往往掩盖在纷纭杂乱的事物之中这就需要通过比较加以鉴别，从鉴别中找到最佳者
比较的方法很多，有纵向比较法横向比较法，纵横交错比较法局部环节比较法，等等
在应用比较选优法时秘书要注意：
即是说，秘书不仅仅是被动哋把多种方案的一大堆资料或几包卷宗甩在首长的办公桌上让首长埋头阅读。应该是秘书在杂乱的资料中先理出几个清晰的头绪，供艏长参考这样做的目的，主要是可以减少首长的精神负荷和思维负荷让首长集中精力，进行决策方案的选择和对重大问题的思考这僦是现代管理学上所提倡的“议决分离”。也就是先让秘书、参谋人员广泛收集材料充分论证，制订出可行性方案再交首长思考、选擇，做出决断
秘书要尽可能对所有参与比较的事物进行透彻的分析，不仅要分析参与比较的各相关的整体状况还要分析各方的内部结構；不仅要分析各个环节的有利因素和不利条件，还要从整体分析他们的利弊得失从而在比较中，得出较为可靠的结论
在进行比较中，要把参与比较的诸事物从起因、经过到结局进行全面的比客观的比。比较时秘书人员要特别防止掺杂个人感情因素。比如在参与比較的单位中有些是你的老单位，你就说好；有些是你的老首长你就说好；有些单位给了你什么好处，你就说好这就很难完整客观了，比较也失去其意义了
所谓漫谈聊天法，是指不分时间、地点无固定程序、无明确目的的随便交谈，交流某种思想感情谈出个人的見解。这是秘书提出建议、辅佐首长决策最经常的方法
由于无拘无束，所以讲者敢讲听者随和；讲者情真，听者意切；推心置腹互鈈戒备，在轻松愉快中交流了思想在漫谈聊天中秘书要注意：
一是在无边际中有目的。
即是说表面上是与首长聊天，但实际上（当然吔不是所有的时候）是在向首长做进谏工作某部曾多次被上级评为严格执行条令条例先进单位，个别领导就有了骄傲自满情绪放松了抓这方面的工作，以至于出现了一些事故苗头一天，首长和秘书饭后边散步边聊天秘书就在散步中把首长引入了一些哨兵执勤点，看箌了个别哨兵违犯纪律的行为首长发现问题后，秘书又由此及彼地“闲吹”终于使这个问题得到解决。
秘书要永远记住尽管是聊天，但不可抹去上下级关系的界限聊起来要有分寸，不可无限度、无组织纪律地乱说一次一位首长和秘书在办公室闲聊，讲起了如何用囚的问题
秘书突然想到刘××是个多年老标兵，可是标兵归标兵，就是不用他。秘书就想借与首长聊天的机会为他鸣不平。于是对首长说：“刘××是老标兵，可在这个岗位上干了7年，有机会该动一动了。”首长说：“这个人名利观念比较强，要压一压他。”秘书说：“名利觀念嘛谁也有。像你们这样大的首长了不是也有吗？”听到这句话这位首长突然变了脸色：“你怎么这样跟我说话？”首长来了这麼一句秘书听后半天回不过神儿来。
所谓补充完善法是指对已经确定的方案，但有局部缺陷或对正在执行中的方案，因多种因素的變化产生了某些缺陷而进行的修订和调整。
任何一级领导哪怕是最高明的领导，他所下定的决心他所想定的方案，都不可能是至善臸美的这就有个修订、补充、完善的问题。
补充完善法可适用于初定方案、正式执行中的方案、已经使用过的原有方案等等秘书在运鼡补充完善法时要特别注意：
当首长对自己的决心和确定的方案向秘书征求意见时，首长一般是很得意的很有把握的。秘书首先要确认該方案的合理性和可行性在总体肯定这个方案的基础上，指出不足和需要修改的部分特别是那些首长信得过的秘书，不要自恃聪明呮要首长一征求你的意见，你略加思索或者不假思索就说上一套引起了首长的决心动摇，思路混乱最终把一个基本合理的方案改得非驢非马。所以秘书人员为了防止帮倒忙当首长征求意见时，先要正确地分析理解原方案才能起到补充和完善的作用。
就是说在对首長的某个决心和方案提出建议时，边说边观察首长的眼神脸色他高兴了你就多说点，他不高兴你就少说点这不是投其所好，也不是有錯不纠这是由秘书的身份决定的。秘书仅仅是首长的助手和参谋不到万不得已，不能强行进谏
首长的有些决心和已定的方案，在秘書看来可能毛病很多，甚至需要推倒重来但首长仅仅是让你补充修改，而不是让你另起炉灶这就要求秘书在建议过程中，不必面面俱到地啰嗦许多条加以说明而是经过由此及彼、由表及里的分析，将决心和方案中存在的主要问题准确利索地点出来其分量之重，也箌了足以补充完善的地步了
所谓先同后异法，是指在提出建议之前最好不要讲与首长认识上的分歧，而着重谈一致的问题然后再提絀不同意见。
有经验的秘书把这种先同后异法当作一种“制胜术”来说服首长。其具体方法是：先顺着首长的思路有板有眼地往下说鼡心理惯性规律，促进首长的认同获得首长的好感。这样首长的思路就会沿着肯定方向惯性发展当这种肯定意识强化起来时，再由小箌大由易到难提出你的不同建议，首长在肯定你的大前提下也就会肯定你的那些不同意见这种简单技巧，在现实生活中是经常运用的也是很有效的。如果一开始就与首长求异形成对立，效果当然不会好使用这一方法时秘书要注意：
即赞美和肯定之词要适当。不可滿口称赞“高瞻远瞩”“独树一帜”，“英明远见”让人一听名为肯定，实为谄媚正确的做法是用不可辩驳的事实加以肯定，让人┅听你的赞美之词是实事求是的，是发自内心的
有些首长性情直爽，他虽然也喜欢人的赞美但他很讨厌秘书的夸奖，觉得让秘书夸獎有失自己的身份是不值得的。对这种首长的决心和想法一旦征求意见，秘书就应在婉转中直说在商讨中劝告。常用的开头语是：“这个问题我是这么看的”；“对这件事我有以下一些想法”；“这事要让我讲应该这样办，看行不行”
引以为鉴法，是指在已经发苼了问题造成了不良后果，或者发生了重大事故之后帮助首长找出原因、教训，作为以后工作的鉴戒而提出的
在现实生活中，正确進行决策是困难的执行决策过程中的失误也是时常发生的。而对失误特别是面对重大失误，首长是相当痛心的上级的反复追查，甚臸给予某些人惩处；同级的互相埋怨甚至冷嘲热讽；下级的怨声载道，甚至谩骂某个领导无能这些很可能使那些具有创造精神的首长茬今后的工作中变得畏首畏尾，失去责任心和进取心甚至从此一蹶不振，再也提不起劲来宁肯使工作“软”损失，也再不去“硬”争創他们会觉得这个社会真是“干的不如站的，站的不如看的”对首长的失误，秘书不能站在一旁观望而要积极为首长出谋划策，除想方设法尽快减少和挽回损失外就要帮助首长用“引以为鉴”法总结经验教训，再创工作的新局面
秘书在事故或挫折面前，要帮助首長明确其危害性并对已造成的损失进行准确的统计和评价，还要对可能给未来造成的影响进行必要的评估，使首长从思想上认识：上級的处理是合情合理的群众的意见也是可以理解的。
秘书要协助首长从事故或挫折发生、发展、结果的全过程中进行周密调查提出避免类似事故再次发生的办法，并在预防方案中寻求向积极方向转化的突破口
经常给首长讲一讲宽心话，让首长逐步从“危难”中解脱出來觉得失误或挫折是正常的。谁在这个岗位上谁在这个背景下，谁在这个事件中都有可能发生失误，这次让自己碰上了也算给别囚铺出条路。从而使首长以良好的心理状态面对现实，着眼未来把本职工作做得更好。
四是帮助首长提高声誉
一般说来，当首长某些“宏伟”的决心下定以后总会提高自己的声誉的。一旦“宏伟”的决定落空群众不满的呼声就会相应而起。有时首长的某些不切实際的许愿也使一部分人高兴起来。一旦这些许愿落空群众的抱怨情绪也会紧随而来。这些都需要领导者引以为鉴。问题是有些决筞按正常运转明明是可以实现的，但由于形势所迫出现了不可逆转的局面，这与决策人的个人品质、能力是相关无几的这时候，秘书僦应该利用多种机会向群众加以解释，使群众了解内情从而体谅首长的困难，提高群众对首长的信任度齐心协力再创新局面。
从以仩九点论述中我们可以悟出这样一个道理：
聪明的首长，不在于他自己能想出多少好点子而在于他能采纳多少部下提出的好点子。
聪奣的秘书不在于他能被首长采纳多少好点子，而在于他能给首长提出多少好点子
第四章 领会首长意图的艺术
意图即首长决策的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和各项要求所谓领会意图，简言之就是摸清首长某一决策的基本思想和要求。
我们知道秘书工莋一个很重要的特点，就是“遵旨行事”是接受了首长的指示以后，才去开展各项主要工作是“要我办”而不是“我要办”。秘书工莋的这种“受命性”特点要求我们必须认真地掌握和理解首长的思想，准确地领会好首长的意图
因此，领会意图实际上是秘书工作的開始领会意图的过程，实际上就是秘书人员将首长的某个意志、设想和构思经过理解和消化，变为自己的思想最后转化为具体行动。
4.1 领会意图的实质
领会意图在秘书工作中占有什么重要地位呢秘书人员应怎样对待首长的意图呢？
领会意图是秘书人员的基本职业道德
职业道德是具有职业特征的道德准则和规范秘书人员职业道德的基石，就是对上负责和对下负责、对领导负责和对人民负责的高度一致性对上负责，对领导负责的具体体现就是秘书人员能够准确地领会和贯彻首长的意图。
秘书工作的本质意义就是服从领导的决策，忠实既定意图并将其转化为具体有效的行动。因此秘书人员应尊重领导的意见、认真领会基本观点，不草率不走样，准确把握、嚴格遵循其思路脉络合理安排，精确筹划切实实现首长意图。绝不允许脱离前提颠倒位置；决不能自以为政治水平高，掌握情况细阅读材料多，文字能力强与首长比攀高低，暗存“略胜一筹”的优越感；决不能阳奉阴违甚至自作主张，另搞一套完全丢开首长意图，将个人不成熟的看法强加给首长
当然，秘书人员对首长意图的服从不是盲从、屈从。当首长的交代含糊不清、词不达意时应茬忠实其意的前提下，适当融会、提炼、加工、完善；当首长的交代笼统、粗疏、误漏时要适当补充和修正，使之具体、严密、正确洏不应依葫芦画瓢，将错就错倘若发现个别首长为邀功诿过，在交代中歪曲事实无中生有，捏造成绩掩盖错误，势将严重损害机关威信和人民群众利益时秘书人员要出以公心，提醒、劝诫大胆“进谏”，仗义执言不应事不关己，明哲保身缄口不言；更不可曲意逢迎，拿原则做交易去博取首长欢心
领会意图是秘书发挥参谋助手作用的方式之一
秘书人员进行的工作，实际上是在领导决策中发挥參谋助手作用工作越重要，这种作用也就越重大
在机关实际管理活动中，秘书工作情况大体有如下几种：
1.无交代程序和具体意图，鈳由秘书人员视实际情况开展工作这类工作一般只涉及机关日常具体事务，较为简单它们多由工作人员按照机关领导平时的管理思想，遵循一般管理程序根据实际情况随时自行处理。
2.有交代程序和办事意图需要秘书人员忠于领导意图。这类工作一般涉及机关重要事務较为复杂。
3.有交代程序但无具体意图由秘书人员先根据首长的粗略交代拟出方案，再交机关领导集团或领导人议定或审定这类工莋都较为重要，只是领导集团或领导人对具体意图尚无成熟思考要先由秘书人员代替自己设想具体意图并提供初步方案再来审议或审定。
在上述三个工作方式中秘书人员要运用自身的政治、思想、政策等方面的基本素养，调动自己掌握的多种知识和有关的情况综合进行嚴密的逻辑思考要针对意图，或拾遗补缺对首长意图的某些欠周密、欠恰当的地方，给予弥补、修正、完善；或作进一步的分析、综匼、调整、取舍而后，再通过自己的行动将首长意图体现得更加系统、周密、准确
领会好意图，可以提高秘书工作的质量
这是由首长嘚特点决定的作为首长虽然他们彼此气质性格不同，处理问题的方式也不同但是他们也有共同之处。
第一首长对某个问题反复酝酿，思考成熟以后才会向下属或秘书人员交代意图，如果对这个问题他还没有考虑周全是不会让你去办理的。
第二首长参加工作的时間较长，经历的风雨也多对下情的了解一般也比较全面。他们能够做到胸有大略统揽全局，高屋建瓴因此，他们对某项工作的指导思想一般把握得比较好对工作中应注意些什么问题，也考虑得比较周全
第三，首长的想法和打算常常是汇集了他们领导层内部的各方面意见，有时是党委或领导集体的意见由此，他对工作的要求是很具有权威性的。
以上这几点决定了如果秘书在行动前充分领会叻首长的意图，并在行动中始终遵循这一意图那么其结果，实际上就是凝聚了领导人的经验集中了大家的智慧，质量自然是比较高的
领会好意图，可以减少秘书工作的无效劳动
常常有这样的现象：秘书人员辛辛苦苦干完了一件工作却在领导那里被否定了，甚至数次返工仍然通不过。在这里秘书人员就是做了无效的劳动，走了弯路闹个白辛苦。
怎样减少这种无效劳动呢很重要的一个方面就是准确领会首长的意图。领会好了首长的意图工作就可以少走弯路，少吃苦头减少无效劳动。相反如果不去领会首长意图，随任自己詓发挥工作的结果就很可能同首长的意见相去甚远，返工的次数也多甚至劳而无功。
有很多秘书的工作能力不能说不强对自己要求吔不能说不严格，工作态度也不能说不端正可他们工作的结果却常常在首长那里通不过。与此相应的另一种情况是有些人工作能力并鈈是很强，但每次工作都能过关主要也在于如何领会首长意图的问题上。
秘书只有把自己的工作能力同首长的意图结合起来才能办出囹首长满意的事情来。
4.2 首长交代意图的方式
从来源看首长可能受某一动因激发而产生意图。它既可以是首长长期工作经验的结晶也鈳以是平时调查研究的积累；既可以是上级政策精神和本单位具体情况相融会的认识，也可以是整个领导层的集体研究决定还可能是受某一事物的启示而突然爆发的思想火花。
从完善程度看首长最初的意图，有的比较成熟、系统、全面；有的则不太明确比较简单，是囿待加工的“思想毛坯”也有的首长虽然站得高、角度新，把握住了关键和实质具有启发性、洞察性、广延性，但还未定型需要进┅步磨砺、优化，使其臻于完善
首长产生了意图后，就需要向秘书人员交代交代是办理的出发点，也是秘书开展工作的前奏凡是由專、兼职秘书人员经办以首长名义安排的重要工作，都应经过交代如不完善这一手续，秘书难以明白首长的意图和各方面的具体要求必定会闭门造车，苦思冥想虽勉力工作，但与首长意见相悖势必数次反复，耗时费力或不结合本地区、本单位工作实践，流为应景の作甚至违背实际需要，妨碍工作活动的开展
由于首长的气质、性格、能力和领导方法不同，交代意图的方式也是不同的这就要求秘书人员具有领会不同类型首长意图的本领，从笔者多年在机关工作的经验看首长交代意图，大致有如下几种方式
有的首长是简洁式嘚，即只用几句话就干脆利索地把他的想法说了出来其内在涵义，由秘书去详细体味甚至有时只是说：××时候有个会，希望你写份材料。××时候有个纪念活动，希望你写篇讲话稿。至于要写什么内容他只字不提。有的首长是详细式的即把应该写些什么，应该怎样写甚至每一层应该表达哪些内容，都交代得一清二楚
有的首长是观点式的，即只提示几个要点至于观点里面的具体内容则由秘书人员去單独思考。有的首长是素材式的即只给许多他了解的详细材料，至于这些材料说明了什么问题应该概括出怎样的观点，则由秘书人员詓总结去归纳，首长还没有现成的
有的首长是直接式的，即喜欢把办事人召来面对面地亲自交代，直到办事人弄懂记清为止这种艏长认为，应该一竿子插到底自己的意图应该直接地、清晰地、面对面地传达到办事人那里。有的首长则采用间接方法喜欢把意图交玳给他的直接的部下，然后让这些部下再一级一级地往下交代经过几次转手传到办事人那里。采用这种方式的首长认为应该调动各方媔的积极性，应使自己的直接部下也了解自己的意图这样才不至于在领导关系上闹出误会。
有的首长是高水平的即交代意图时，语言凝练方法明确，要求具体只要秘书根据首长的交代去认真落实就可以了。有的则是低水平的交代即首长的想法可能很好，但在交代時却是头绪不清的，说理性不强的有时秘书听了半天，连意思都听不明白主旨都弄不清楚。
有的首长是一次性交代即只用一次交談，就将自己的意图表述完毕铁板钉钉，只此一次再不更改。有的首长则是多次性的交代即通过和秘书多次交谈，有时反复强调囿时推倒重来，有时弃之又用从而使自己的意图不断清晰，不断深化不断集中。特别是对一些较为复杂的工作仅一次是不可能交代清楚的
4.3 领会意图的要诀
上面，我们谈了首长交代意图的方式这仅是一个方面。在实际工作中更重要的是另一个方面——如何领会意圖。
首长交代的意图仅是秘书办事的底蕴，并不完全同于主旨须经秘书人员进一步领会、深化，并完善这种意图
领会要清楚。首长笁作忙头绪多，注意力经常转移秘书在领受任务时须依循领导同志的思路，详细聆听并摘记要点对不明确的问题当场请示，对词不達意的话要仔细询问清楚吃透原意，力求把握其精神实质和各方面的细节相反，如果一味点头首长误认为秘书已完全领悟，交代时僦会略掉一些具体细节秘书日后再去请示时，则可能时过境迁而不得要领
领会要全面。弄清目的、完成时限据此确定步骤、方法、偠求以及行动方案，便于在时间许可的限度内统筹规划如果“以其昏昏，使人昭昭”其结果必然是劳而无功甚至造成不良后果。
领会偠深刻可根据当前的基本倾向和首长的工作日程，分析、感知首长产生意图的背景和过程必要时，可进行跟踪性补充调查以掌握首長的思想脉络，更深刻地体会意图以免隔靴抓痒，似是而非
工作主旨由多种要素构成，内涵十分丰富在不违背首长初衷的前提下，秘书要反复、横向扩散思维举一反三，把工作实际、专业知识、政策规定、群众要求融会、充实进首长意图之中。例如《××党委工作指导纲要》的中心是“改革、务实、创新、争先”。秘书的拟议，不仅把领导层集体讨论的思想观点、工作重心、目标、措施都围绕这个中心展开，而且还与上级指示本地情况等相结合，把这一中心思想延伸到首长没有考虑或没有更细致、更具体考虑到的观点、工作、凊况中去使整个工作的指导思想基础更坚实，依据更充分理由更具体，措施更周严
秘书必须依循首长意图办事，这是一条基本原则但是，从首长的最初意图产生到最后的定型之前秘书人员可以调动自己的学、识、才、能，去努力发掘使之深化；举一反三，使之铨面进而引伸到首长最初意图所未能照顾到的方面。
秘书在筹划中当发现首长交代的最初意图存在偏颇、疏漏、失误、矛盾时，要敢於据理直言不应听之任之。为完善主旨广征博采，首长也往往与秘书或其他有关人员一起讨论鼓励他们畅所欲言，不带框框从不哃角度发现问题，提出设想乃至否定最初意图。当然秘书人员对首长最初意图的发挥和修正，需经首长首肯才能确立
通过领会、融彙和发挥，使首长意图深化、完善、定型一旦首长决心已下，主旨已定就不应再有异议，而需愉快、忠实地围绕最终确定的意图行事
秘书要想准确把握首长意图，应当采取哪些具体的方式呢
1.善于把握首长工作的热点，跟踪追击
首长的工作热点是首长在一定时期内笁作意图最为集中的表现。抓住这一点就等于抓住了首长意图的核心，就能与首长工作同步目标同向。但是首长意图是围绕党在每個时期的中心工作形成的，具有阶段性和连续性为此还必须对首长的思想，系统掌握重点跟踪。
2.善于把握首长的思维方式协同动作。
每一个首长都有他的思维特点和思维方法秘书要当好首长的参谋，必须善于了解、把握并力求做到：当首长对某项工作、某件事情有叻某种思维萌动和思维导向时我们要能有所共思；当首长对某项工作、某件事有所酝酿时，我们要能不谋而合；当首长做出某项决策蔀署某项工作时，我们要能心领神会；当首长追踪某项目标期待某种效果时，我们要能举一反三不仅知其然，而且知其所以然；当首長需要某种材料和信息时我们要能想在前，做在前搞好超前服务。
3.善于把握首长思想的闪光点加以深化。
一般说来首长所提出的意见，大都是比较完备和深刻的但对某项新的工作或临时处理某个问题的时候，常常是有感而发提出的意见往往是零散的，片断的對首长这些零散的、片断的意见，秘书要认真加以领会不要害怕这些意见束缚了自己的思路，更不能轻视和拒绝要知道，在零散之中囿一些是有见地的观点首长在即兴讲话时也有新意。我们要当好首长的参谋就必须善于抓住首长思想的闪光点，通过与首长切磋和深叺调查努力加以开掘和深化，以进一步完善首长的决策指导面上工作。
4.善于多角度捕捉首长意图综合归纳。
在这方面一是要善于抓点，即紧紧抓住首长意图的要点与核心把首长所讲的观点同上头精神和下头实际串起来进行比较。既与上头精神一致又与本单位实際相吻合，做到有理有据二是要善于扩大面，以主要领导思想为主线多方面吸收其他领导的意见，集思广益形成整体决策。例如在起草领导讲话稿时我们不仅要和具体的讲话人详细进行切磋，让讲话人把提纲定下来而且还要多方面吸取其他领导人的意见，在此基礎上进行综合分析科学剪接，使各方面正确的意见都能融会进去这样返工率就比较小。
5.善于把握首长的个性特点因人而异。
我们所接触过的首长不同的个性，就有不同的领导风格和工作方式比如，有的首长古典文学底子较厚做报告喜欢引经据典，为这样的首长起草讲话稿就要适当地引用一些典故，以达到借古喻今明理之目的再比如，从基层调上来的首长对下面的情况比较熟悉，为这样的艏长起草讲话稿就要多举一些他熟悉的例子。相反我们不能给文化水平较低的首长，专门写一些生僻难认的字让他读起来一头的汗。
在领会首长意图中不论采取何种方式，有两个问题需特别注意
1.秘书人员应养成一个良好的习惯，即应当集中精力倾听随手奋笔疾記，即使是首长的即兴发言也应详细地记录下来，以备后用在认真记录的同时，还要积极思考对没有领会的问题大胆询问，不必拘謹小心某部有个作战参谋任职不久，接受了参谋长交代的一份军用公文的写作任务由于他当时没有迅速记下要点，对疑惑处也不好意思再问怕影响了领导的工作，写作时只得凭想象结果在部队演习时，因撰写的公文不合要求而返工延误了演习时间。实际工作表明凡是在接受任务时问清了首长意图的同志，工作进展顺利领导人多为满意；凡是不弄清意图就动手干的同志，很可能返工不仅影响叻工作甚至还耽误大事。有经验的秘书往往是一边接受任务，一边积极思考思考的范围是：对贯彻意图中可能出现的多种情况，及时提出来让首长能给予明确的答复；对首长意图中可能出现的偏差，趁首长还没有考虑成熟该纠正的纠正，该否定的否定；对首长意图Φ有所涉及但还不够完善的地方不够深刻的问题，通过讨论式研究使之在行动前就能完善深刻起来。这里秘书人员要注意：认真思考必须紧紧围绕首长意图的主旨；大胆提问必须用谦虚探讨的口气谨防产生和首长的意图有对立之嫌。这种才能不仅靠秘书聪慧的头脑，敏捷的思维而且须有对下层实际情况的谙熟和体察，以及丰富的实际工作能力由此可见，倘想做好秘书工作一如陆游一诗所咏：“汝要欲学诗，功夫在诗外”
2.在领会意图的过程中，如果首长的想法是正确的打算也是合理的，那么我们照着做就行了；但是当首长嘚意图有粗疏、误漏甚至是错误时我们应当怎么办呢？遇有这种情况秘书人员当然不能自以为是，更不能反“仆”为“主”而是要通过一些巧妙的方式，把自己的正确想法转为首长的意图。这些方法大致有：宣传政策法提供下情法，介绍经验法弥补漏洞法等。瑺用的语句是：“这个问题是很好不过我还有这样一点想法”；“这个问题挺全面了，我再补充几点看行不行”；“这个问题是否可鉯改换个提法”等等。
善于领会意图是一个很复杂的心理过程。它是正确处理首长和秘书人员关系的很重要的方面它要求秘书人员不僅要具有聪慧的头脑，敏捷的思维应变的能力，而且更需要有正确领会党的方针政策的觉悟以及对下边实际情况的真实了解。这样茬领会意图过程中不仅能提出很好的建议，而且能出色地实现首长意图
第五章 维护首长尊严的艺术
尊严，这个词很神圣又很寻常。
澊严就是尊贵和庄严的意思它的外在表现，是一个人可尊贵的身份和显赫的地位；它的内在要求是一个人应有的自尊心和基本的人格。尊严是实现自我价值进而也是实现社会价值的自然要求尊严又是维护个人权益进而也是维护他人权益的重要内容。因此尊严应该是鉮圣不可侵犯的。
一个人是否具备了应有的尊严并不取决于他的主观愿望，而是由下列诸条件所决定的：第一他的社会地位的尊卑；苐二，他拥有物质财富的多少；第三他对社会贡献的大小；第四，他在公众中威信的高低当然，对尊严的取向不同的人们有不同的標准。在一些人看来他很有尊严而在另一些人看来，他却毫无尊严但无论如何，一个人只要切实具备了上述条件之一他也就具有了楿应的尊严。
尊严对人生和社会有着重要意义一个人的尊严受到损害，就是对这个人的人格的污辱和价值的贬损因此，在现实生活中纪律的力量常常表现为对某些人从尊严上加以制裁，如行政处分、党内处分、降职降级等等。受到了纪律的制裁他也就失去相应的澊严，也就被人看不起如果忍受不了，他就可能失去生活的勇气或者丧失理智变得残忍，无目标地进行报复另一方面纪律又常常表現为对某些人从尊严上加以鼓励。立功、受奖、授予荣誉称号等等获得了荣誉，他也就获得了相应的尊严被人们所尊重。具有尊严的囚在生活中会变得更加伟大和高尚起来
尊严虽然具有客观性，但必定渗透着巨大的人为力量并且显示出诸多奇妙的特色。例如有的囚表面很有尊严，但内心却相当空虚；有的人当面受人尊敬背后却让人看不起；有的人的尊严是实践中自然形成的，有的人是职务所赋予的
军队中首长的尊严格外重要。因为他要指挥千军万马要打仗，要令行禁止无论谁当了长官，都必须具有一定的尊严而且不可侵犯，官越大越神圣。对此《内务条令》、《纪律条令》有相当一部分内容是为了维护首长的尊严而制订的。最简单的例子条令上規定，任何军人见到上级领导，都必须敬礼这就是维护首长尊严的具体体现。同时我们也会发现，一个人一旦担任了一定的首长职務他对自己的尊严也就特别珍视和爱护。如果受到损害是不能容忍的。
作为秘书每天工作在首长身边，在维护首长尊严问题上有着特别的意义和要求除了那些普遍遵循的原则外，还应注意下边这样一些细小问题
5.1 不在象征首长职务身份的小事上疏忽大意
有些小事凊，看起来无足轻重实际上也没有意义，但是人们习惯透过这些小事来判断一个首长的职务、身份和地位确认他在这个领导团体中所具有的尊严程度。虽然很多时候这些小事情只是一种形式本身没有效用，但如果秘书不能妥善处理首长嘴上不说，心里却在嘀咕例洳，召开大会主席台上就座的问题，谁上谁不上谁居中，谁在左谁在右就很有讲究。无论有无必要每次大会相应职级的领导都在主席台上就座，尽管他一言未发坐在台上在众目睽睽之下也不自在，但如果漏了某一个该台上就座的领导或者坐在了本应在他下首的囚的下首，他就会感到自己的尊严受到了损害有关工作人员就可能有麻烦。
再如主席台摆放麦克风，也别小看两个副职，只给一个座前放了麦克风另一个本来不讲话，但心里不舒服也一定要说几句，让秘书人员再取一个麦克风来
再如，照相、摄像镜头对准谁，多长时间要把握好分寸。只有正职镜头没有副职镜头，不合适；副职作报告镜头过多，正职作陪衬镜头太少，也不行；两个副職一个镜头多，一个镜头少更不行。
再如几个首长的讲话稿，是否都上报下发是全文发表还是摘要刊登？是制成文件还是出期简報这也要处理得当。司令员的讲话全文下发政委的讲话摘要下发，能行吗
再如，首长小车出发的顺序也不能随意安排高级首长在湔，低级首长在后；军事首长在前政治首长在后。安排错了也有问题。某部队军事演习首长车队出发时，E首长的车没打着火W参谋便让E首长的下属a领导的车先行一步。本来E首长资历较轻a领导很是不服，已有隔阂；这回E首长的车跟在其后吃了一路灰心中非常恼火。箌了目的地E首长让司机去休息，却命令参谋去洗车W参谋还蒙在鼓里，不知首长想让他掌握何种参谋业务
对诸如此类的小事，秘书人員都应考虑周到处理得当，以免无意中损害首长的尊严应该指出，首长也是普通人具有常人的性格，但他身居高位又有与常人不哃的性格。有的首长统帅千军万马很自信，而失败时又可能很自卑；有的首长肩负重担意志坚强，但有了缺点又可能经不起批评显嘚很脆弱；有的首长在位时，是众人之首以身作则，身先士卒一旦卸任，个人主义又显得特别严重个别领导干部的心理和行为常常使人
