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质量、环境、职业健康安全体系文件之二程序文件_0文档,体系,质量,程序 文件,体系文件,职业健康
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质量、环境、职业健康安全体系文件之二程序文件
导读：文件控制程序XX-B1第0次修改，e、行政文件，3.2各部门、单位应根据本部门/单位的实际情况罗列出本部门的受控文件，填写《受控文件清单》，并确保在使用处获得的文件为有效版本，失效文件及时撤出，3.3文件的编制、审批、发放，3.3.1管理手册由体系管理办组织编写，3.3.2相关职能部门负责编制本部门的程序文件、工作文件、记录表格，编制后由本部门主管领导审核并征求与执行文件有关部门的意见，经会签文件控制程序
XX-B1第0次修改
e、行政文件。 3.2 各部门、单位应根据本部门/单位的实际情况罗列出本部门的受控文件，填写《受控文件清单》，并确保在使用处获得的文件为有效版本，失效文件及时撤出，需要保留时，应加注标识防止误用。 3.3 文件的编制、审批、发放 3.3.1 管理手册由体系管理办组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。 3.3.2 相关职能部门负责编制本部门的程序文件、工作文件、记录表格，编制后由本部门主管领导审核并征求与执行文件有关部门的意见，经会签认可后送体系管理办公室，报管理者代表批准发布。 3.3.3 公司体系管理办按管理者代表批准的发送名单发放体系文件。其他各类文件由文件审批人或部门/单位负责人根据工作需要确定发放范围。文件的“发”与“收”填写《文件资料收发登记表》并专人保管，以便追溯。 3.3.4 文件破损、遗失应书面向体系办提出申请，经同意后办理补领手续。 3.3.5 体系文件分受控与非受控版本，非受控版本供顾客或其他外界组织使用，不加盖“受控”印章，公司不负责更新。受控版本加盖红色“受控”章标识，并不得私自翻印和外传。 3.5 文件的更改 3.5.1 公司内部运作及外部法律、法规、标准变更时，应及时更改相应的文件； 3.5.2 公司结合内部审核、管理评审对体系文件进行检查、评审，当涉及文件更改时，应履行审批手续，必须通过原发文单位同意。经批准更改的内容，填写 “文件更改通知单”分发给原发送单位和部门。 3.5.5 文件经多次局部更改后，原编制文件部门可考虑换版，版本号以数字1、2、3?表示，并按本文3.3款办理换版的审批和印发手续，重新出版。 3.6 文件的编号 3.6.1 行政文件的编号：与管理体系有关的行政文件分别由各部门、单位按红头文件统一编号、登记。 3.6.2 《施工组织设计》、《施工方案》、《职业健康安全管理方案》、《环境管理方案》等由编制单位统一编制流水号以便登记。 3.6.3体系文件的编号 1-2 文件控制程序
XX-B1第0次修改 a)管理手册的编号： XX-□
发布年份，如2009
管理手册代号：A
公司代号：XX公司的中文缩写
例：XX-A-2009 表示2009年编的管理手册，代号为A；
b)程序文件的编号： XX-□
程序文件顺序编号
程 序 文 件 代 号：B 公司代号：XX公司的中文缩写 例：XX-B1
文件控制程序，编号为B1
c)工作文件的编号：
工作文件顺序编号
工作 文 件 代 号：C
程序文件顺序编号 程序 文 件 代 号：B
公司代号：XX公司的中文缩写 例：XX-B1C1
表示1号程序文件第一号工作文件
d)记录的编号： XX - B/C □ D □
记录顺序编号
程序/工作文件顺序编号
程序/工作文件代号
公司代号：XX公司的中文缩写 例：XX-B1D1
表示1号程序文件第一号记录； 1-3 文件控制程序
XX-B1第0次修改
工作文件的记录编号与程序文件记录的编号相同，例：XX-C1D1。 3.7 各部门/单位应确保在使用处获得的文件为有效版本，失效文件及时撤出，需要保留时，应加注标识防止误用。 3.8 外来文件由与其相关的部门主管人员进行审核确认后方可使用，除非其为法律规定。对外来文件的发放、更新按常规文件管理要求进行。 3.9工程技术文件、外来技术文件的管理办法按“工程施工质量技术文件管理规定”执行。 3.10 对于媒体承载形式为电子文档、图片等的文件在保证以上审批、发放、更新等控制要求的基础上，应根据其具体特点落实必要的备份、杀毒等工作，若属于无纸化办公或网上发布的需要，相应批准、访问的权限依文件管理的基本要求进行。 附：各种代号列表如下 公司代号 GYT
相关文件 4.1 XX-B1C1 《工程施工质量技术文件管理规定》 4.2 XX- B5
《法律法规、标准和其他要求控制、合规性评价管理程序》
5.1 XX-B1D1 《文件资料收发登记表》 5.2 XX-B1D2 《文件更改通知单》 5.3 XX-B1D3 《受控文件清单》管理手册 A 程序文件 B 工作文件 C 记录 D 1-4
记录控制程序 编 写
目的与适用范围
本程序通过对质量、环境、职业健康安全管理体系的运行记录进行控制，以验证管理体系是否有效运行，为采取纠正和预防措施及为保持和改进管理体系提供依据。 本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系的运行中所产生的记录控制。
审 核 文件号：XX-B2 版本号：3
修改号：第0次修改
2.1 体系管理办是公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录的归口管理部门。 2.2总工室、工程管理部负责指导、监督各施工单位做好施工记录，并监督各单位施工记录的管理。 2.3 办公室负责记录的归档、保管、借阅、处理等管理工作。 2.4各部门、单位负责填写、编制各自范围内的记录，并按期收集、整理、归档。 2.5 项目部负责本项目的记录的填写和管理。
程序 3.1 记录的分类与形式 记录分为管理体系运行记录和项目施工质量、环境、安全记录。 记录的内容、格式应符合相关文件的要求，记录可以采用文字、图片、声像或电子文档等形式保存。 3.2填写要求 a）所有记录分别由各责任部门和人员按照相关文件的规定进行填写；
b）记录应如实反映公司质量、环境、职业健康安全管理活动的实施、验证和评审情况；
c）记录应及时、内容完整、准确，字迹、图样清晰，实事求是，具有可追溯性，涂改时须划改，签上更改人的姓名和日期。 d）记录不能用铅笔填写，保存期限超过三年的必须用签字笔或钢笔填写。 e) 电子文档必须备份，以防损坏丢失。 3.3 记录的归档和管理 2-1
a)各部门、单位指定人员负责记录的收集、整理和归档前的保管，并应编制本部门/单位《记录清单》。 b) 每年一月份将上年的管理体系运行记录进行清理，需要归档的移交公司办公室归档。不需要归档的，由形成部门（或归口部门）自行立卷保存，保存期三年。 c) 工程施工过程产生的技术、质量记录，在工程竣工交付后三个月内或根据顾客要求，由项目部按合同要求移交给顾客。自存备查的工程记录，由项目部在工程实体移交后1～3个月内，把工程竣工的文件材料、竣工图整理好送公司总工室审核，审核合格后向办公室移交归档。 d）工程施工过程产生的安全记录，在工程竣工1～3个月内将记录整理好送公司工程管理部存档。 e)保存的记录应存放在文件柜内，存放整齐、标识清晰。存放地点必须保持清洁，注意防火、防潮、防鼠、防蛀。 f)所有归档的记录，均由归档部门填写办公室下发的《科技/文件材料移交清单》，以供检索。 3.5 记录的借阅与查阅 3.5.1 与质量、环境、职业安全健康管理有关的记录可供查阅，如需借阅，需经保存部门负责人同意。 3.5.2 接受第三方审核时，合同规定允许查阅记录的只能在合同规定的范围内查阅合同规定的记录内容。 3.5.3 随时向第三方体系审核人员提供有关记录。 3.6 记录处置 对于保存期满的记录，由原保存部门领导在确认失去保存价值，经归档部门负责人批准后销毁，销毁人在销毁清单上签字。
相关文件 4.1《公司档案管理制度汇编》（另立卷）
5记录 5.1 XX-B2D1 《记录清单》 5.2办公室下发表格《科技/文件材料移交清单》 2-2 包含总结汇报、表格模板、初中教育、农林牧渔、教学研究、出国留学、高中教育、经管营销、行业论文、IT计算机以及质量、环境、职业健康安全体系文件之二程序文件等内容。本文共10页
相关内容搜索导读：文件控制程序，对质量、职业健康安全与环境管理体系文件的编制、审批、标识、发放、使用、评审、修改，为管理体系的运行提供依据，确保管理体系得到充分理解和有效运行，质量、职业健康安全与环境管理体系涉及到的所有文件，3.1总经理批准管理手册，3.2管理者代表审核管理手册，审批程序文件，3.3公司企业管理部负责文件管理及外来文件和公司文件以及管理手册、程序文件的收发，并负责档案管理，3.4公司技术质量部 文件控制程序
（QB/LC/CX-01-2015） 1
目的 对质量、职业健康安全与环境管理体系文件的编制、审批、标识、发放、使用、评审、修改、归档、复制和作废等全过程活动进行系统化和规范化的管理，为管理体系的运行提供依据，沟通意图，统一行动，确保管理体系得到充分理解和有效运行。 2
适用范围 质量、职业健康安全与环境管理体系涉及到的所有文件。 3
总经理批准管理手册。 3.2
管理者代表审核管理手册，审批程序文件。 3.3
公司企业管理部负责文件管理及外来文件和公司文件以及管理手册、程序文件的收发、传递与管理，并负责档案管理。 3.4
公司技术质量部组织管理手册、程序文件的编制、修改、换版等工作。 3.5
公司工程管理部负责有关职业健康安全与环境管理文件的控制、编制、监督和检查。 3.6
公司市场开发部负责有关招投标、合同管理文件、工程合同的控制、监督和检查，涉及到其它部门、单位的合同文件该部门、单位控制、监督和检查。 3.7
公司技术质量部负责编制现行适用的法律、法规、规范、规程、标准及管理文件目录；负责质量管理体系文件、有关技术质量文件的控制、监督和检查。 3.8
各部门、单位负责编制本部门、本单位现行适用的法律、法规、规范、规程、标准及管理文件目录并按照目录进行有效管理；负责本部门、本单位文件的管理与控制，建立文件清单，及时将作废文件撤出使用场所或加以标识；负责本部门、本单位文件的适用性进行评审，必要时进行修改并重新批准发布。 4
工作程序 1
文件资料控制流程图附后 4.2
文件的分类 4.2.1
管理性文件 4.2.1.1
管理体系文件：方针、目标和指标、管理手册、程序文件、质量计划、管理方案等。 4.2.1.2
其他管理文件：规章制度、管理办法、与质量、职业健康安全与环境管理有关的上级文件及公司文件等。 4.2.2
技术性文件 4.2.2.1
通用性技术文件：设计规范及规程、施工规范及规程、技术规范及规程、工程质量验收标准及规范、标准图集、工艺标准和作业指导文件等。 4.2.2.2
专用性技术文件：设计图纸、设计变更、技术安全环保交底、施工组织设计等。 4.2.3
合同文件：招投标文件、与顾客、供方之间形成的协议、合同及来往函件等。 4.2.4
法律文件：国家、行业及地方的法律、法规等。 4.2.5
其他文件：通知、计划、报表、总结、纪要、报告等。 4.2.6
记录。 4.3
管理体系文件的编号 4.3.1
质量、职业健康安全与环境管理手册的编号： QB/LC/SC――发布年份。 4.3.2
质量、职业健康安全与环境管理体系程序文件的编号： QB/ LC/CX――顺序号――发布年份。 4.3.2
公司红头文件文件的编号：陆成―部门―年份―编号 4.4
文件的编制与审批 4.4.1
管理手册由公司技术质量部组织编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.4.2
程序文件由公司技术质量部组织相关部门和单位编制，分管领导审核，管理者代表审批。 4.4.3
与管理体系有关的规章制度和管理办法根据职责分工，由相关部2
门编制，部门负责人审核，分管领导审批；属公司红头文件的由公司分管领导会签，总经理审批，以红头文件下发。 4.4.4
施工组织设计的编制与审批执行《施工组织设计编制与管理办法》。 4.4.5
通用的施工工艺标准、作业指导文件由相关部门及单位编制，技术质量部审核，总工程师审批。分公司、项目部内部使用的施工作业指导文件由相关施工技术人员编制，分别由分公司技术副经理和项目技术负责人审批。 4.4.6
合同文件的编制与审批执行《投标合同管理程序》、《施工物资管理程序》和《分包方控制程序》的有关规定。 4.5
文件的发放 4.5.1
相关部门、单位在确定文件发放范围时，必须确保对质量、职业健康安全与环境有关键作用的岗位得到现行适用有效的文件。 4.5.2
施工组织设计和质量计划由项目部负责编号发放，报送分公司生产技术科和公司技术质量部备案。公司技术质量部和分公司分别建立施工组织设计（质量计划）台帐。 4.5.3
通用性技术文件由公司技术质量部确定发放范围，经单位领导批准后发放。 4.5.4
设计图纸、设计变更、工程变更单、技术安全环保交底等专用性技术文件由分公司或项目部确定发放范围，统一编号、发放。 4.5.5
外来文件、上级文件、公司文件和管理手册、程序文件由公司企业管理部确定发放范围，统一发放。 4.5.6
部门、单位编制的其他管理性、技术性文件，由部门、单位确定发放范围发放。 4.5.7
合同文件由主管部门、单位确定发放范围发放。 4.5.8
文件的发放由文件发放部门和单位填写《文件发放记录》。文件接收部门和单位填写《文件收文记录》。 4.6
文件的评审与修改 4.6.1
相关部门、单位在适当的时候对本部门、本单位管理控制的文件的适宜性和有效性进行评审，确定更新的可能性、内容和范围并予以修3
订。文件修订前后均应由相应的审批人批准。 4.6.2
管理手册和程序文件评审与修改的时机 4.6.2.1
内审、外审、管理评审后； 4.6.2.2
管理体系和过程改进时； 4.6.2.3
组织机构、管理职责和施工活动发生较大变化时； 4.6.2.4
法律法规和其他要求发生变化时。 4.6.3
管理手册的修改由公司技术质量部填写《文件修改申请》，管理者代表审核，总经理批准。公司技术质量部根据《文件修改申请》，编制发放《文件修改通知》，手册持有人根据《文件修改通知》的要求修改手册，并填写《手册修改记录》。 4.6.4
程序文件的修改由程序文件编制部门填写《文件修改申请》，管理者代表批准。公司工程管理部负责根据《文件修改申请》编制发放《文件修改通知》，程序文件持有人根据《文件修改通知》的要求修改程序文件，并填写《程序文件修改记录》。 4.6.5
项目部接到设计变更和工程变更单，经项目工程师审核后，发给图纸持有人员，对原图加以标识修改，并保存相应的设计变更和工程变更单。 4.6.6
其他文件的修改，由编制单位提出修改申请，报原审批人批准后修改。 4.7
文件的换版作废 4.7.1
管理手册、程序文件的换版，经总经理和管理者代表批准。 4.7.2
文件需作废时，由原编制单位提出申请，按原审批权限办理审批，发布作废通知。作废文件由文件持有人加盖作废章，撤出使用场所。出于知识积累目的需保留的，加盖“资料保留章”，予以标识。 4.7.3
具有保密性质的作废文件，由原发放单位收回封存。销毁时，需经主管领导批准，发放单位负责销毁。上级另有规定的，按上级规定执行。 4.7.4
顾客提供的设计文件、信息资料作废后，除用于工程结算、竣工资料的仍应保留在工程技术资料中外，其余返还顾客，或与顾客协商处理。 4
当购置的安全环保法律、法规和其他要求更新、修订、作废时，相关部门、单位报公司工程管理部，公司工程管理部及时修改目录，并传送到有关部门和单位。 4.7.6
公司技术质量部负责建立现行技术质量方面规范、规程、标准的搜集、汇编，传送到有关部门和单位。 4.7.6
没有保留价值的作废文件，由保管人提出处理意见，经部门、单位领导批准后，可由持有部门、单位或个人处理。 4.8
文件的使用保管 4.8.1
部门、单位应指定专人对文件进行管理，按规定的方式进行标识、分类，在适宜的环境下保管，防止损伤；建立文件清单、收发文记录，确保文件保持清晰，易于识别和查找。 4.8.2
顾客提供的具有专利或保密性质的设计文件、信息资料或其他保密文件，应妥善保管，严格控制，防止泄密。 4.8.3
在岗位变更交接时，在部门、单位负责人主持下，由原岗位人员将文件移交接替人员，并填写交接记录。 4.8.4
向外提供管理手册、程序文件时须经管理者代表批准。 4.8.5
文件借阅时，需办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》。 4.8.6
使用的文件如有毁损、丢失或污染严重时，使用部门到发放部门办理更换领用手续，经批准后领取，同时收回毁损或污染文件。 4.9
文件的复制 4.9.1
管理手册、程序文件的复制，必须经管理者代表批准，公司技术质量部复制并进行管理。 4.9.2
保密性文件不准复制，必须复制时，经分管领导批准，作出专门规定进行控制。 4.9.3
其他文件的复制需经使用部门、单位领导批准后，由使用部门、单位复制管理。 4.9.4
经复制的文件按本程序的规定编号、发放、使用、保管、作废。 4.10
文件的归档 4.10.1
外来文件、上级文件和公司文件由公司企业管理部负责整理归档。 5
包含总结汇报、旅游景点、考试资料、文档下载、教学研究、外语学习、专业文献、人文社科以及质量职业健康安全与环境管理体系程序文件.doc.等内容。本文共10页
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